Recursos para nuevos empleadores

Como nuevo empleador, seguir los siguientes pasos le garantiza cumplir con sus obligaciones de presentar reportes y pago de impuestos. Encuentre recursos e información sobre cómo presentar de manera electrónica sus declaraciones de impuestos sobre el empleo, reportes de salarios y depósitos de impuestos sobre la nómina.

Paso 1

Usted es un empleador sujeto a impuestos si paga salarios por emplear a una o más personas a quienes les paga más de $100 durante cualquier trimestre calendario.

Nota: Si usted paga salarios a personas que trabajan dentro o en los alrededores de su casa, podría ser considerado un empleador doméstico. Consulte el formulario en inglés Household Employer’s Guide (DE 8829) (PDF).

Paso 2

Regístrese para obtener un número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador con el EDD en e-Services for Business. Debe registrarse ante el EDD en un plazo de 15 días a partir de convertirse en un empleador sujeto a impuestos. Un empleador comercial es un negocio relacionado con el comercio que opera principalmente para obtener ganancias. Le asignaremos un número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de ocho dígitos para identificar su negocio cuando reporte y pague impuestos sobre la nómina. Incluya dicho número en todos los depósitos, declaraciones de impuestos y en la correspondencia que envíe al EDD. Para obtener información adicional y opciones de registro, consulte el documento en inglés California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).

Paso 3

Reporte nuevos empleados usando el formulario en línea Report of New Employee(s) (DE 34) (PDF) (en inglés) en e-Services for Business en un plazo de 20 días a partir de la fecha de inicio de trabajo de sus empleados. Todos los empleados contratados recientemente, los que fueron contratados nuevamente después de una separación de su trabajo de al menos 60 días consecutivos, lo mismo que aquellos que regresan a su trabajo después de una suspensión o descanso, separación laboral, un permiso para ausentarse del trabajo sin goce de sueldo o un despido, deben ser reportados. Si usted compra un negocio ya existente y da empleo a los trabajadores del dueño anterior, éstos se consideran como nuevos empleados y también deben reportarse. Para obtener información adicional y opciones disponibles para reportar a nuevos empleados, consulte Registro de nuevos empleados de California y el documento en inglés California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).

• Reporte información sobre contratistas independientes usando el formulario en línea Report of Independent Contractor(s) (DE 542) en e-Services for Business en un plazo de 20 días, ya sea a partir de haberle pagado a un contratista independiente $600 o más por los servicios prestados, o por haber realizado un contrato por $600 o más, lo que ocurra primero. La información sobre contratistas independientes debe ser reportada al EDD. Para obtener información adicional y las opciones disponibles para reportar a contratistas independientes, consulte el documento en inglés California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).
• Entregue folletos a sus empleados en los que se informe de las retenciones fiscales, el Seguro de Desempleo (UI), el Seguro de Incapacidad (DI) y el Permiso Familiar Pagado (PFL). Para obtener información adicional sobre folletos para empleados, consulte el documento en inglés California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).
• Coloque un aviso para empleados en el que se les informe sus derechos respecto a los beneficios del UI, DI y PFL. Este aviso debe colocarse en una ubicación en la que lo puedan ver fácilmente sus empleados. El aviso apropiado se le enviará después de que se registre. Para obtener información adicional sobre anuncios para empleados, consulte el documento en inglés California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).

Paso 4

Haga sus pagos en línea del UI, el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT), el Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) y el Impuesto sobre el Ingreso Personal de California (PIT) usando el formulario en inglés Payroll Tax Deposits (DE 88) en e-Services for Business. Las fechas límite para el depósito de sus retenciones del SDI y del PIT se basan en su calendario de depósitos federal y la cantidad acumulada del PIT que usted haya retenido. Sus pagos del UI y del ETT deben hacerse cada tres meses. Para obtener información adicional sobre requisitos de depósito, consulte el documento en inglés California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).

Paso 5

Presente el formulario en inglés Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9) por internet a través de e-Services for Business para conciliar las cantidades de impuestos y las retenciones con sus depósitos reportados en el formulario DE 88 del trimestre. También presente el formulario Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C) para reportar el total de salarios sujetos a impuestos que haya pagado, los salarios PIT y la retención del PIT para cada empleado durante el trimestre.

Las fechas límite para presentar estos reportes son el 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio y 1 de octubre de cada año. Estos reportes deben ser enviados incluso si usted no tiene pagos de nómina durante un trimestre calendario. Para obtener información adicional y conocer opciones disponibles de presentación de documentos, consulte Presentación de documentación requerida y fechas de vencimiento y el documento en inglés California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).

No completar a tiempo los pasos descritos anteriormente podría resultar en una multa o en cargos de intereses. La ley (AB) 1245 requiere que todos los empleadores presenten de manera electrónica sus declaraciones de impuestos sobre el empleo, reportes de salarios y depósitos de impuestos sobre la nómina. e-Services for Business en una forma fácil, rápida y segura de administrar en línea su cuenta del impuesto sobre la nómina de empleador. Para obtener información sobre los requerimientos del reporte de impuestos federales sobre el empleo, visite la página del Servicio de Impuestos Internos (IRS), o comuníquese con el IRS al 1-800-829-4933.

Paso 6

Los empleadores de California están obligados por ley a tener seguro de compensación para trabajadores (Worker’s Compensation). Para obtener más información, visite la página del Departamento de Relaciones Industriales, Subdivisión de compensación para trabajadores - Información para el empleador.

• California Employer’s Guide (DE 44) (PDF) (en inglés)
• Household Employer’s Guide (DE 8829) (PDF) (en inglés)
• Para su beneficio. Programas del estado de California para las personas desempleadas (DE 2320/S) (PDF)
• Folleto sobre el Seguro de Incapacidad (DE 2515/S) (PDF)
• e-Services for Business. Presentar declaraciones de impuestos y pagos por internet (DE 159/S) (PDF)
• Notificación para los empleados (DE 1858/S) (PDF)
• Folleto sobre la cobertura electiva del Seguro de Incapacidad (DE 2565/S) (PDF)
• Notice To Employees - Unemployment Insurance Benefits (DE 1857D)(PDF) (en inglés)
• California Employer Advisory Council Marketing Brochure (DE 8144) (PDF) (en inglés)
• Employer Welcome Letter (DE 465) (PDF) (en inglés)
• Employer of Household Worker Election Notice (DE 89) (PDF) (en inglés)
• Notificación para empleados (DE 1857A/S) (PDF)
• ¡Permita que el Departamento del Desarrollo del Empleo le ayude! (DE 573/S) (PDF)
• Derechos de los empleadores (DE 195/S) (PDF)
• Hoja de Información. Mandato sobre e-file y e-para empleadores (DE 231EM/S) (PDF)
• Hoja de Información. Empleo (DE 231/S) (PDF)
• Hoja de información: Salarios (DE 231A/S) (PDF)
• Hoja de Información. Empleo doméstico (DE 231L/S) (PDF)
• Information Sheet: Elective Coverage for Employers and Self-Employed Individuals (DE 231EC) (PDF) (en inglés)
• Information Sheet: Types of Employment (DE 231TE) (PDF) (en inglés)
• Information Sheet: Types of Payments (DE 231TP) (PDF) (en inglés)
• Fact Sheet – Payroll Taxes (DE 8714E) (PDF) (en inglés)

Los siguientes formularios, solamente disponibles en inglés, se pueden presentar en línea a través de e-Services for Business:

• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9) (PDF)
• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C) (PDF)
• Payroll Tax Deposit (DE 88) (PDF)
• Employer of Household Worker(s) Quarterly Report of Wages and Withholdings (DE 3BHW) (PDF)
• Employer of Household Worker(s) Annual Payroll Tax Return (DE 3HW) (PDF)
• Report of New Employee(s) (DE 34) (PDF)
• Report of Independent Contractor(s) (DE 542) (PDF)

• Informacion general de los impuestos sobre la nómina del estado de California
• Reporting Requirements (en inglés)
• Opciones para la presentación de declaraciones y el pago de impuestos 
• e-Services for Business
• Videos informativos de e-Services for Business
• Tasas de contribución, esquemas de retenciones y valores de comidas y alojamiento
• Seminarios sobre impuestos de nómina
• Estatus de empleo
• Cómo corregir reportes, declaraciones o depósitos anteriores
• Determine los salarios sujetos a impuestos y calcule los impuestos debidos
• Fundo de empleadores escolares
• Formularios para auditorias de pagos de beneficios
• Assembly Bill 1643 – Un reporte de la Legislatura de California
• Ley de Alivio de Residencia para conyugues de militares
• Operaciones contra la economía clandestina
• Centro de Servicios Tributarios de California: Patrocinado por las agencias de impuestos de California (Board of Equalization, California Department of Tax and Fee Administration, EDD y la Franchise Tax Board) y el IRS para asistencia con los impuestos.
• GO-Biz: Sitio de la Governor’s Office of Business and Economic Development (Oficina de Desarrollo Económico y Empresarial del Gobernador).
• CalGOLD: Business Permits Made Simple, ofrece información sobre permisos según el tipo de negocio.
• Oficina del Contralor del Estado de California – Reportar propiedad no reclamada