Recursos para nuevos empleadores

Los siguientes pasos le ayudarán a cumplir con sus obligaciones de reporte y pago de impuestos como empleador.

Paso 1: Regístrese en línea

Regístrese en línea para obtener un número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador del EDD en e-Services for Business. Debe registrarse dentro de los 15 días después de convertirse en un empleador sujeto a impuestos. Recibirá un número de cuenta de ocho dígitos. Incluya este número en todos los depósitos, declaraciones y comunicaciones que envíe al EDD.

Paso 2: Reportes

Nuevos empleados: Si contrata a un nuevo empleado, debe reportar la nueva contratación dentro de los 20 días calendario después del primer día de trabajo de dicho empleado. Para hacerlo, use el formulario electrónico Reporte de nuevos empleados (DE 34) (en inglés) a través de e-Services for Business. Lo anterior incluye:

• Empleados recontratados que no hayan trabajado para usted durante al menos 60 días consecutivos.
• Empleados que regresan de una suspensión temporal, separación o permiso sin goce de sueldo.
• Si adquiere un negocio y conserva a los mismos trabajadores, éstos también se consideran nuevas contrataciones y deben reportarse.

Contratistas independientes: Si un contratista independiente le presta servicios, debe reportarlo dentro de los 20 días calendario usando el formulario Reporte de contratistas independientes (DE 542) (en inglés) en e-Services for Business, en caso de que se cumplan todas las siguientes condiciones:

• Debe presentar el formulario federal Remuneración para personas que no son empleados (1099-NEC) (en inglés) o el formulario Información miscelánea (1099-MISC) (en inglés) por los servicios prestados.
• Usted paga al contratista independiente $600 o más, o forma parte de un contrato por $600 o más.
• El contratista independiente es una persona física, propietario único o una LLC de un solo miembro.

Paso 3: Pague impuestos

Haga sus depósitos de impuestos de nómina (DE 88) para el Seguro de Desempleo (UI), Impuesto de Capacitación Laboral (ETT), Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) y el Impuesto sobre el Ingreso Personal de California (PIT) en línea a través de e-Services for Business. Las fechas de vencimiento de los depósitos de retención del SDI y el PIT se basan en su calendario federal de depósitos y en la cantidad del PIT retenido. Los pagos del UI y el ETT vencen trimestralmente. Para más información, consulte la Guía para Empleadores de California (DE 44) (PDF) (en inglés).

Paso 4: Presente declaraciones de impuestos y reportes de salarios

Cada trimestre, usted debe:

• Presentar el formulario en inglés Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9).
• Presentar el formulario en inglés Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C).

Estos reportes vencen el 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio y 1 de octubre. Debe presentarlos incluso si no pagó salarios en el transcurso de esas fechas. Las presentaciones tardías pueden resultar en multas e intereses. Para saber cuáles son las fechas límite e información sobre las opciones para presentar las declaraciones, consulte la página Presentación de documentación requerida y fechas de vencimiento y la Guía para Empleadores de California (DE 44) (PDF) (en inglés).

Todos los empleadores están obligados por ley a presentar y pagar impuestos electrónicamente.

Para obtener información sobre los requisitos federales de reporte de impuestos sobre el empleo, visite el sitio web del IRS o comuníquese al 1-800-829-4933.

Paso 5: Obtenga un seguro de Compensación para Trabajadores

La ley de California exige que todos los empleadores tengan seguro de Compensación para Trabajadores para proteger a los empleados en caso de lesiones en el trabajo. Para más información, visite el Departamento de Relaciones Industriales, Subdivisión de Compensación para Trabajadores – Información para el empleador (en inglés).

Coloque un aviso para los empleados:
Coloque en su lugar de trabajo un aviso que informe a los empleados sobre sus derechos al UI, DI y PFL. Debe colocarlo en un lugar visible. Recibirá el aviso después de registrarse.

Paso 6: Entregue folletos a sus empleados

Entregue a sus trabajadores los Avisos y folletos requeridos sobre impuestos y beneficios:

• Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo (EITC) en California y Federal
• Seguro de Desempleo (UI)
• Seguro de Incapacidad (DI)
• Permiso Familiar Pagado (PFL).

Los siguientes formularios, solamente disponibles en inglés, se pueden presentar en línea a través de e-Services for Business:

• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9)
• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C)
• Payroll Tax Deposit (DE 88)
• Employer of Household Worker(s) Quarterly Report of Wages and Withholdings (DE 3BHW)
• Employer of Household Worker(s) Annual Payroll Tax Return (DE 3HW)
• Report of New Employee(s) (DE 34) (PDF)
• Report of Independent Contractor(s) (DE 542) (PDF)

• California Employer’s Guide (DE 44) (PDF) (en inglés)
• Household Employer’s Guide (DE 8829) (PDF) (en inglés)
• Para su beneficio. Programas del estado de California para las personas desempleadas (DE 2320/S) (PDF)
• Folleto sobre el Seguro de Incapacidad (DE 2515/S) (PDF)
• e-Services for Business. Presentar declaraciones de impuestos y pagos por internet (DE 159/S) (PDF)
• Notificación para los empleados (DE 1858/S) (PDF)
• Folleto sobre la cobertura electiva del Seguro de Incapacidad (DE 2565/S) (PDF)
• Notice To Employees - Unemployment Insurance Benefits (DE 1857D)(PDF) (en inglés)
• Employer Welcome Letter (DE 465) (PDF) (en inglés)
• Employer of Household Worker Election Notice (DE 89) (PDF) (en inglés)
• Notificación para empleados (DE 1857A/S) (PDF)
• ¡Permita que el Departamento del Desarrollo del Empleo le ayude! (DE 573/S) (PDF)
• Derechos de los empleadores (DE 195/S) (PDF)
• Hoja de Información. Mandato sobre e-file y e-para empleadores (DE 231EM/S) (PDF)
• Hoja de Información. Empleo (DE 231/S) (PDF)
• Hoja de información: Salarios (DE 231A/S) (PDF)
• Hoja de Información. Empleo doméstico (DE 231L/S) (PDF)
• Information Sheet: Elective Coverage for Employers and Self-Employed Individuals (DE 231EC) (PDF) (en inglés)
• Information Sheet: Types of Employment (DE 231TE) (PDF) (en inglés)
• Information Sheet: Types of Payments (DE 231TP) (PDF) (en inglés)

• Informacion general de los impuestos sobre la nómina del estado de California
• Reporting Requirements (en inglés)
• Opciones para la presentación de declaraciones y el pago de impuestos 
• e-Services for Business
• Videos informativos de e-Services for Business
• Tasas de contribución, esquemas de retenciones y valores de comidas y alojamiento
• Seminarios web sobre impuestos de nómina
• Estatus de empleo
• Cómo corregir reportes, declaraciones o depósitos anteriores
• Determine los salarios sujetos a impuestos y calcule los impuestos debidos
• Fundo de empleadores escolares
• Formularios para auditorias de pagos de beneficios
• Assembly Bill 1643 – Un reporte de la Legislatura de California
• Ley de Alivio de Residencia para conyugues de militares
• Operaciones contra la economía clandestina
• Centro de Servicios Tributarios de California: Patrocinado por las agencias de impuestos de California (Board of Equalization, California Department of Tax and Fee Administration, EDD y la Franchise Tax Board) y el IRS para asistencia con los impuestos.
• GO-Biz: Sitio de la Governor’s Office of Business and Economic Development (Oficina de Desarrollo Económico y Empresarial del Gobernador).
• CalGOLD: Business Permits Made Simple, ofrece información sobre permisos según el tipo de negocio.
• Oficina del Contralor del Estado de California – Reportar propiedad no reclamada