Preguntas frecuentes acerca del Registro de Nuevos Empleados de California

La información que usted nos proporciona sirve para que las agencias del estado y el condado puedan localizar a los padres que no cumplen con la pensión alimenticia para sus hijos.

Todos los empleadores de California deben reportar información acerca de sus nuevos empleados al Registro de Nuevos Empleados de California. Esto incluye a todos los negocios, empleadores gubernamentales estatales y locales, organizaciones sin fines de lucro y empleadores de trabajadores domésticos, independientemente del número de empleados.

Se debe reportar a todo empleado recién contratado o recontratado que trabaje en California, al Registro de Nuevos Empleados de California. Esto incluye a empleados de todas las edades, incluidos aquellos que trabajan:

• Menos de un día completo
• A tiempo parcial
• Como empleados de temporada

Esto también incluye a los empleados que terminan su empleo antes del día 20 de trabajo.

Nota: Si adquiere un negocio en operación y emplea a alguno de los trabajadores del dueño anterior, este se considerará un nuevo empleado y se deberá reportar al Registro de Nuevos Empleados. Si usted cambia el tipo de entidad (de un negocio unipersonal a una sociedad, de una sociedad a una corporación, etc.), no necesita reportar los trabajadores que siguen trabajando para usted.

Cualquier empleado recontratado después de una desvinculación de un mínimo de 60 días consecutivos se debe reportar dentro de un plazo de 20 días desde su fecha de inicio de trabajo, que es su primer día de trabajo.

La fecha de inicio de trabajo es el primer día en que su empleado recién contratado o recontratado empezó a trabajó.

Por internet con e-Services for Business

• Le sugerimos que use e-Services for Business para presentar el formulario titulado en inglés Report of New Employee(s) (DE 34). Es rápido, fácil y seguro.
  
  Para conocer más sobre cómo reportar información de sus nuevos empleados por internet, consulte nuestras preguntas frecuentes de e-Services for Business y la guía titulada en inglés Electronic Filing Guide for the New Employee Registry Program (DE 340) (PDF).

Por correo o fax

• Puede crear su propio formulario con toda la información requerida, o puede enviar una copia del Certificado de Retenciones del Empleado federal, Formulario W-4, con la siguiente información adicional:

  • Fecha de inicio del trabajo del empleado
  • Número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de California
  • Número de identificación federal del empleador (FEIN)

Envíe su DE 34 impreso a:

Employment Development Department
PO BOX 997016 MIC 96
West Sacramento, CA 95799-7016

Envíe por fax el formulario DE 34 al 916-319-4400.

La ley exige que reporte lo siguiente:

Información del empleador:

• El número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de California.
• El código de sucursal (complete solamente si al empleador se le asignó un código de sucursal).
• El número de identificación federal del empleador.
• El nombre y la dirección del negocio.
• La persona de contacto y su número de teléfono.

Información del empleado:

• Primer nombre, inicial del segundo nombre y apellido.
• Número de Seguro Social.
• Domicilio particular.
• Fecha de inicio de trabajo.

No. El DE 9C es un informe trimestral de todos los empleados. El formulario Report of New Employee(s) (DE 34) es el formulario correcto para reportar nuevos empleados.  

Utilice e-Services for Business para reportar sus empleados al Registro de Nuevos Empleados. Puede encontrar más información sobre cómo hacerlo en la guía Electronic Filing Guide for the New Employee Registry Program (DE 340) (solamente en inglés).

Debe reportar sus nuevos empleados en un plazo de 20 días calendario desde el primer día de trabajo de sus empleados. Los empleadores que presenten reportes de manera electrónica deben presentar dos transmisiones mensuales, con 12 y 16 días de diferencia.

Sí. Como se pagaron salarios, usted debe presentar un reporte al Registro de Nuevos Empleados. Si bien el periodo de empleo fue corto, la información reportada puede ayudar a encontrar a un padre sin custodia para el cobro de la pensión alimenticia.

No. Solamente debe reportar cuando un empleado comienza a trabajar para usted.

Es posible que reciba una multa de $24 por cada reporte presentado tarde, a menos de que el pago tardío sea por una buena causa.

Nota: Si el empleador y el empleado acuerdan de manera intencional no presentar la información requerida o presentar un reporte falso o incompleto, se podría cobrar una multa de $490.

Usted debe reportar todos los empleados que trabajan en California, independientemente de dónde viven.

Los empleadores que contraten en más de un estado pueden elegir la opción de reportar a todos sus nuevos empleados de manera electrónica en uno de los estados donde tengan empleados. Los empleadores que contraten trabajadores en varios estados y que elijan reportar a todos sus nuevos empleados en California, deben registrarse en la Oficina de los Servicios de Manutención de Menores del Departamento de Salud y Servicios Humanos.

El estado de California alienta a los empleadores que contraten trabajadores en varios estados a que reporten sus empleados de California al Registro de Nuevos Empleados de California. Reportar la información al Registro de Nuevos Empleados de California ayudará a los empleadores a reducir los costos del Seguro de Desempleo al detectar y evitar sobrepagos del Seguro de Desempleo y fraudes.

Los empleadores pueden presentar reportes de manera electrónica con e-Services for Business.

Para más información

• Oficina de los Servicios de Manutención de Menores, Oficina de la Administración para Niños y Familias
  Conozca cómo notificar a la Oficina de los Servicios de Manutención de Menores del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos usando la información que se brinda en la página New Hire Reporting – Answers to Employers Questions (solamente en inglés).