Registro de Nuevos Empleados de California
Como empleador, usted desempeña un papel fundamental en el éxito del Registro de Nuevos Empleados de California.
Un programa para reportar nuevos empleados
Como empleador, usted tiene un papel fundamental en el éxito del Registro de Nuevos Empleados de California.
Bajo el programa del Registro de Nuevos Empleados:
- Los empleadores reportan sus empleados recién contratados al Registro de Nuevos Empleados. El estado de California compara los reportes de nuevos empleados con los registros de pensión alimenticia para ayudar a imponer órdenes de retención de salarios para padres o ejecutar órdenes ya existentes.
- La información también se envía al Directorio Nacional de Nuevos Empleados (inglés) para encontrar pagos atrasados en otros estados. Alrededor del 30 por ciento de los casos de pensión alimenticia involucran a padres que no viven en el mismo estado que sus hijos.
La ley de California define a una persona como empleado recontratado si:
- La relación de empleador-empleado concluyó.
- La persona que regresa al trabajo estuvo desvinculada del mismo empleador por un mínimo de 60 días consecutivos.
La ley exige que los empleadores reporten todos los empleados nuevos y recontratados al Registro de Nuevos Empleados (NER) en un plazo de 20 días desde su fecha de inicio de trabajo. La fecha de inicio de trabajo es el primer día en que se llevaron a cabo servicios a cambio de un salario.
Todos los empleadores de California deben reportar todos sus empleados nuevos o recontratados que trabajen en California al Registro de Nuevos Empleados en un plazo de 20 días desde su fecha de inicio de trabajo, que es su primer día de trabajo. Cualquier empleado recontratado después de una desvinculación de un mínimo de 60 días consecutivos también se debe reportar dentro de un plazo de 20 días. Los empleadores que presentan sus reportes de manera electrónica a través de e-Services for Business deben presentar dos reportes por mes, con más de 12 días pero menos de 16 días de diferencia.
Si no hay ningún empleado nuevo o recontratado, no se debe presentar ningún reporte.
La ley exige que reporte lo siguiente:
Los empleadores deben reportar:
- El número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de California.
- El código de sucursal (solamente si al empleador se le asignó un código de sucursal).
- El número de identificación federal del empleador.
- El nombre y la dirección del negocio.
- La persona de contacto y su número de teléfono.
Los empleados deben proporcionar su:
- Primer nombre, inicial del segundo nombre y apellido.
- Número de Seguro Social.
- Domicilio particular.
- Fecha de inicio de trabajo.
Por internet
Use e-Services for Business para presentar un reporte de nuevos empleados (formulario DE 34).
Presente un reporte impreso de nuevos empleados por correo postal o fax mediante alguna de las siguientes opciones:
- Descargue un formulario DE 34 para completar.
- Solicite el formulario DE 34 de nuestra página de Online Forms and Publications (inglés).
- Consulte nuestras especificaciones de impresión para utilizar formularios alternativos generados por computadora o láser.
- Llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 para obtener un formulario.
- Visite la Oficina del Impuesto al Empleo más cercana a usted para recoger un formulario.
- Cree su propio formulario con toda la información requerida.
Si presenta una copia del formulario W-4 del empleado, también debe agregar:
- La fecha de inicio de trabajo del empleado.
- Su Número de Cuenta del Impuesto sobre la Nómina del Empleador de California.
- Su número de Identificación Federal del Empleador (FEIN).
Por correo postal
Envíe por correo postal o fax su formulario DE 34 a:
Employment Development Department
PO BOX 997016 MIC 96
West Sacramento, CA 95799-7016
Por fax
Envíe su formulario por fax al 1-916-319-4400.
Recursos adicionales
Los empleadores que contraten empleados en más de un estado pueden optar por reportar de forma electrónica todos los empleados recién contratados en solamente uno de los estados en los que tengan empleados. Los empleadores multiestatales que decidan presentar reportes en un solo estado deben informar a la Oficina de Cumplimiento de la Pensión Alimenticia del Departamento de Salud y Servicios Humanos.
Si los empleadores no reportan la contratación o recontratación de un empleado en el plazo requerido, se les podría cobrar una multa de $24 por cada empleado no reportado.
Nota: Se cobrará una multa de $490 si el empleador no presenta reportes por acuerdo intencional entre el empleador y el empleado de no brindar la información requerida o de presentar un reporte falso o incompleto.
Para más información, consulte los siguientes documentos:
- Preguntas frecuentes acerca del Registro de Nuevos Empleados de California
- Electronic Filing Guide for New Employee Registry (DE 340) (solamente en inglés).
Información de contacto
Para obtener ayuda, llámenos al 1-916-657-0529, de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m., hora del Pacífico, o llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.