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Preguntas frecuentes acerca de los impuestos sobre la nómina

Encuentre respuestas a preguntas frecuentes acerca de los impuestos sobre la nómina de California.

Hay dos tipos de empleadores. Los que:

Los empleadores que operan un negocio pueden ser individuos o entidades legales e incluyen:

  • Propietarios únicos
  • Sociedades (partnerships)
  • Corporaciones
  • Organizaciones sin fines de lucro y caritativas
  • Sociedades de responsabilidad limitada (LLC)
  • Empresas de responsabilidad limitada (LLP)
  • Entidades públicas (que incluyen agencias estatales y federales)
  • Escuelas
  • Asociaciones y fideicomisos
  • Fideicomisos testamentarios (estates)
  • Empresas conjuntas
  • Tribus de nativos americanos

Los empleadores de trabajadores domésticos contratan servicios domésticos (trabajadores domésticos) para:

  • Casas particulares
  • Clubes universitarios locales
  • Divisiones locales de fraternidades o hermandades universitarias

En general, un negocio queda sujeto a impuestos estatales sobre la nómina cuando paga más de $100 en salarios en un trimestre calendario a uno o más empleados. Los salarios se refieren a la remuneración por los servicios prestados por el empleado e incluyen:

  • Pagos en efectivo.
  • Comisiones.
  • Bonos.
  • El valor en efectivo razonable de pagos por otros medios que no sea efectivo (como comidas y alojamiento).

Una vez que el empleador reúna este requisito, debe registrarse con el EDD en un plazo de 15 días.

Para más información

Solamente en inglés:

Si usted les paga salarios a las personas que trabajan en o alrededor de su hogar, se lo podría considerar empleador de trabajadores domésticos. Un empleado doméstico puede prestar sus servicios parcial o temporalmente.

Un empleador de trabajadores domésticos debe declarar cuando contrata servicios domésticos y paga salarios en efectivo de $750 o más en un trimestre calendario.

Para más información

Solamente en inglés:

Los salarios son los pagos que se le dan a un empleado por sus servicios personales con cheque o en efectivo, o el valor razonable en efectivo de pagos por otros medios que no sea en efectivo, tales como comidas y alojamiento. El método de pago, ya sea por acuerdo privado, consentimiento o mandato, no cambia los requisitos del impuesto sobre la nómina para los salarios que se les pagan a los empleados.

Los pagos se consideran salarios incluso si el empleado es un:

  • Trabajador informal
  • Jornalero o trabajador por contrato
  • Trabajador de tiempo parcial o de forma temporal
  • Trabajador pagado por día, hora o cualquier otro método o medición

Los pagos suplementarios, como bonos, horas extra, premios por ventas, comisiones y pago de vacaciones, también se consideran salarios.

Importante: Si usted le paga a su empleado la parte correspondiente del Seguro Social, Medicare o el Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) sin deducir esos montos de sus salarios, estos pagos también podrían considerarse salarios. Para más información, consulte nuestra Hoja de información: impuestos del Seguro Social/Medicare/Seguro Estatal de Incapacidad/Impuestos sobre los ingresos federales y estatales pagados por los empleadores (DE 231Q/S) (PDF).

Para más información

Según el Código del Seguro de Desempleo de California, se considera empleado:

  • El oficial de una corporación.
  • Cualquier trabajador que se ajuste a las reglas habituales del derecho común.
  • Cualquier trabajador cuyos servicios estén específicamente cubiertos por la ley.

Un empleado puede prestar servicios de tiempo parcial o de forma temporal.

El empleo también puede incluir los siguientes servicios:

  • Empleo por un día
  • Ayuda de tiempo parcial
  • Trabajo informal
  • Ayuda temporal
  • Empleo durante un período de prueba
  • Mano de obra externa

Para más información

Consulte la Hoja de información: Empleo (DE 231/S) (PDF).

Una relación de empleador-empleado existe cuando:

  • Un negocio contrata a un trabajador para prestar servicios.
  • El empleador tiene el derecho de ejercer un control sobre cómo el trabajador presta sus servicios.
  • El derecho de despedir a un trabajador a voluntad y sin causa es una fuerte evidencia del derecho de dirección y control.

El derecho de control, independientemente de si se usa o no, es el factor más importante para determinar la relación.

También se deberían tener en cuenta los siguientes factores:

  • Si la persona que presta los servicios se dedica a una ocupación o a un negocio establecido por separado.
  • El tipo de ocupación, con referencia a si el trabajo se suele realizar, en la localidad, bajo la dirección de un director sin supervisión.
  • Las habilidades necesarias para prestar los servicios y lograr el resultado deseado.
  • Si el director o la persona que presta los servicios proporciona las herramientas, los equipos y el lugar de trabajo necesarios para realizar el trabajo.
  • La duración de los servicios para determinar si el servicio es un evento aislado o continuo.
  • El método de pago (tiempo, precio por pieza o por trabajo).
  • Si el trabajo es parte de la actividad económica habitual del director.
  • Si las partes consideran que están creando la relación de empleador y empleado.
  • La magnitud de control real del director sobre cómo se prestan los servicios.
  • Si el director se dedica a una empresa comercial o si los servicios prestados son para beneficio o conveniencia propia del director como persona.
  • Si el trabajador puede tomar decisiones comerciales que le permitirían obtener una ganancia o sufrir una pérdida financiera. La inversión del tiempo del trabajador no es suficiente como para demostrar un riesgo de pérdida.

Un contrato escrito que detalle la relación del director y el contratista independiente no será vinculante si la práctica de las partes muestra que el director retiene el derecho de control conforme a las reglas del derecho común.

Cuando un trabajador contratado por un empleador no tiene su propio negocio o servicio profesional en relación con el empleador, el trabajador se suele considerar un empleado.

Si no está seguro si sus trabajadores son empleados o contratistas independientes, consulte los siguientes documentos:

Los factores del estado de California y del gobierno federal para determinar si un trabajador es un empleado o un contratista independiente difieren en algunos casos. Consulte el Tema 762, contratista independiente vs. empleado del IRS.

Para más información

El EDD ofrece seminarios para ayudar a los empleadores a cumplir con las leyes del impuesto sobre la nómina de California.

Todos los salarios de empleados familiares se deben declarar como salarios sujetos al Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT) de California y están sujetos a retenciones del PIT. Sin embargo, los siguientes salarios de empleados familiares no están sujetos al Seguro de Desempleo (UI), el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT) ni el Seguro Estatal de Incapacidad (SDI):

  • Un hijo menor de 18 años de edad empleado por su padre o madre o por una sociedad que consista solamente de sus padres. Los hijos incluyen hijos adoptivos pero no hijastros ni niños de crianza temporal (foster care).
  • Una persona empleada por un cónyuge o pareja doméstica debidamente registrada.
  • Padres empleados por sus hijos. Los padres pueden ser padres adoptivos pero no incluyen padrastros o padres de crianza temporal.

El EDD ofrece seminarios para ayudar a los empleadores a cumplir con las leyes del impuesto sobre la nómina de California. Consulte la página Seminarios sobre impuestos de nómina para encontrar seminarios disponibles en persona o por internet.

Las reglas de los impuestos sobre la nómina del EDD pueden variar de las del IRS con respecto al empleo de familiares.

Para más información

Ciertos tipos de empleo, como el empleo doméstico (solamente en inglés) y agrícola, no están sujetos a retenciones del PIT, aunque los salarios sí se pueden declarar como salarios PIT. Consulte Information Sheet: Types of Employment (DE 231TE) (PDF) (solamente en inglés) para más información.

Los empleados familiares excluidos pueden solicitar la cobertura electiva del SDI a través de la solicitud Application for Elective Coverage by Disability Insurance (DE 1378J) (PDF) (solamente en inglés). Para más información acerca de la cobertura electiva, consulte la Hoja de información: Cobertura especializada (DE 231SC/S) (PDF).

La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro están sujetas al Seguro de Desempleo (UI), al Impuesto de Capacitación Laboral (ETT), al Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) y a retenciones del Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT).

Sin embargo, las organizaciones sin fines de lucro exentas conforme a la sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Internos (IRC, por sus siglas en inglés) pueden elegir el método para financiar sus costos del UI.

Una entidad sin fines de lucro puede:

Para elegir el método de reembolso, el empleador sin fines de lucro debe presentar el documento Selection of Financing Method by a Nonprofit Organization (DE 1SNP) (PDF) (solamente en inglés), y el formulario Registration Form for Nonprofit Employers (DE 1NP) (PDF) (solamente en inglés) al momento de registrarse. Si el documento DE 1SNP se presenta en una fecha posterior, entrará en vigor el primer día del trimestre en el que se presente.

Organizaciones religiosas, caritativas, educativas y otras entidades sin fines de lucro

Exclusiones especiales

Ciertos tipos de empleados que trabajan para organizaciones religiosas, caritativas, educativas y otras entidades sin fines de lucro descritas en la sección 501(c)(3) del IRC están excluidos del UI, ETT y SDI. A excepción de ciertos trabajadores religiosos, los salarios recibidos por estos empleados están sujetos a retenciones del PIT y a la declaración de salarios PIT. Estos pueden incluir:

  • Empleados de una iglesia, convención, asociación de iglesias u organización operada principalmente con fines religiosos.
  • Ministros debidamente ordenados, encomendados o autorizados en el ejercicio de su ministerio y los miembros de órdenes religiosas (estos también están exentos de la retención del PIT.
  • Personas que reciben asistencia o capacitación laboral en un programa financiado por una agencia gubernamental.
  • Reclusos de una institución penitenciaria o de custodia.

Entidades públicas

Las entidades públicas (tales como el estado de California, condados, ciudades, distritos, agencias y autoridades públicas, distritos escolares y colegios comunitarios) pueden elegir el método de calificación basada en la experiencia (solamente en inglés) o método de reembolso para financiar el UI y deben retener el PIT. Las entidades públicas no están sujetas al SDI, pero pueden solicitar su cobertura bajo ciertas circunstancias.

Exclusiones especiales

Ciertos empleados de entidades públicas están excluidos de la cobertura del UI y SDI. Estos incluyen:

  • Oficiales electos (no considerados empleados).
  • Miembros de los órganos legislativos o del poder judicial.
  • Miembros de la Guardia Nacional o la Guardia Aérea Nacional, salvo las personas que prestan dichos servicios como empleados regulares del estado.

Bajo ciertas circunstancias, las entidades públicas y sin fines de lucro pueden solicitar la cobertura del UI o SDI para empleados cuya relación laboral no tiene la cobertura de estos programas.

Para más información

Asista a un seminario

El EDD ofrece seminarios para ayudar a los empleadores a cumplir con las leyes de los impuestos sobre la nómina de California. Consulte la página Seminarios sobre impuestos de nómina para encontrar seminarios disponibles en persona o por internet.

Sí, puede presentar declaraciones de impuestos y reportes de salarios de manera electrónica.

La ley del estado de California requiere que todos los empleadores presenten sus declaraciones del impuesto al empleo, reportes de salarios y depósitos de los impuestos sobre la nómina de manera electrónica al EDD. Conozca más sobre los requisitos del mandato de e-file and e-pay para empleadores.

Para presentar declaraciones de impuestos y reportes de salarios de manera electrónica, utilice uno de los siguientes métodos por internet:

Sí, todos los empleadores deben pagar sus impuestos sobre la nómina de manera electrónica a través de uno de los siguientes métodos:

La ley del estado de California requiere que todos los empleadores presenten sus declaraciones del impuesto al empleo, reportes de salarios y depósitos de los impuestos sobre la nómina de manera electrónica al EDD. Conozca más sobre los requisitos del mandato de e-file and e-pay para empleadores.

Para más información

1. Ingrese a e-Services for Business para registrarse.

    • Seleccione Enroll.
    • Ingrese la información requerida y seleccione Continue.
    • Seleccione el enlace de verificación en el correo electrónico que el EDD le envía para completar el proceso de registro.

Importante: Si no verifica su dirección de correo electrónico dentro de 24 horas, tendrá que reiniciar el proceso de registro.

2. Ingrese a e-Services for Business.

    • Seleccione New Employer.
    • Seleccione Click here to register for Employer Payroll Tax Account Number.
    • Complete y presente la solicitud de registro por internet.
    • Seleccione Submit.

Este proceso creará un número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador.           

Sí. Acceda a su cuenta en e-Services for Business para cambiar una dirección o solicitar el cierre de una cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador.

Puede declarar información de un nuevo empleado por internet o por correo postal siguiendo los siguientes pasos:

  • Ingrese a e-Services for Business y presente la declaración de nuevo(s) empleado(s) Report of New Employee(s) (DE 34) por internet.
  • Envíe el formulario Report of New Employee(s) (DE 34) impreso por correo postal.
  • Envíe por correo postal una copia del formulario W-4 del empleado junto con la fecha de inicio de trabajo, su número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de California y su número de identificación del empleador federal indicado en el W-4.

Si perdió su reembolso del impuesto sobre la nómina, o si su cheque de reembolso del impuesto sobre la nómina tiene más de un año, comuníquese con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.

Comuníquese con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 para verificar el estado de su reembolso del impuesto sobre la nómina.

Sí. Si usted es un director corporativo y usted (o usted y su cónyuge) es accionista único de su corporación, está sujeto al Seguro Estatal de Incapacidad (SDI). Sin embargo, podría excluirse del SDI completando y enviando el formulario Sole Shareholder/Corporate Officer Exclusion Statement (DE 459) (PDF) (solamente en inglés) al EDD. La exención comienza el primer día del trimestre en que se presente.

Cuando una demanda judicial colectiva involucra problemas de salarios y horas y el acuerdo requiere el pago retroactivo a un administrador externo, el empleador (demandado) es responsable de reportar los salarios y pagar el Seguro de Desempleo, el Impuesto de Capacitación Laboral y el Seguro Estatal de Incapacidad. El administrador externo que controla la emisión del pago retroactivo es responsable de declarar los salarios del Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT) y retener el PIT de los pagos.

Hay otros problemas complejos asociados con el pago retroactivo. Para más información, llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.

Consulte Information Sheet: California System of Experience Rating (DE 231Z) (PDF) (solamente en inglés) para saber cómo bajar su tasa del UI.

Evite fraudes y sanciones: El EDD investiga y lleva a juicio a los empleadores que participan en cualquier tipo de plan de evasión de impuestos como el dumping de la Ley del Impuesto Estatal al Desempleo (SUTA, por sus siglas en inglés).

El EDD se compromete a aplicar las leyes de los impuestos sobre la nómina de manera justa e imparcial. El documento Derechos de los empleadores (DE 195/S) (PDF) le brinda información sobre sus derechos durante el proceso impositivo.

El dumping de la Ley del Impuesto Estatal al Desempleo (SUTA, por sus siglas en inglés) es un plan de evasión de impuestos donde se forman y manipulan de maneras creativas empresas ficticias para bajar las tasas del impuesto del UI. Estos planes abusivos hacen que los otros empleadores tengan que compensar por el impuesto no pagado. El EDD investiga y lleva a juicio a los empleadores que participan en el dumping de SUTA y la manipulación de la tasa del UI.

Para más información acerca del dumping de SUTA, cómo denunciar fraudes y otros esfuerzos del EDD para defender los negocios, conozca las operaciones contra la economía informal, donde se investigan negocios que evaden los impuestos sobre la nómina u operan dentro de la economía informal.

Presente el formulario W-2 y el formulario W-2C al IRS. Declare salarios y retenciones al EDD en el formulario Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C).

No envíe la copia estatal del formulario W-2 ni del W-2C al estado de California. Los formularios W-2 y W-2C no se presentan al estado porque ya debe estar declarando salarios y retenciones al EDD con el DE 9C.

Si presenta formularios 1099 impresos al IRS, no debe enviar una copia impresa al Franchise Tax Board (FTB). El IRS remitirá la información al FTB.

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Si tiene preguntas, comuníquese con las oficinas de impuestos sobre la nómina. También puede contactar con el Centro de Asistencia al Contribuyente llamando al 1-888-745-3886 o visitar la oficina del impuesto al empleo más cercana.

Última actualización: 06/20/2022