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Preguntas frecuentes acerca de los impuestos sobre la nómina

Encuentre respuestas a preguntas frecuentes acerca de los impuestos sobre la nómina de California.

Cuando un empleado presta servicios en California y en uno o más estados diferentes, el estado que tiene jurisdicción para cubrir los servicios de dicho empleado se determina mediante la aplicación de cuatro criterios (tests). Un empleado debe prestar algún servicio en California antes de que se aplique el criterio para determinar si todos los servicios de dicho empleado se pueden asignar en California. Para obtener más información sobre la aplicación de los cuatro criterios, consulte la Hoja de información: empleo multiestatal (DE 231D/S) (PDF).

Un empleador es una persona o entidad legal que contrata a uno o más empleados para que presten servicios y reciban un pago.

Los empleadores que tienen un negocio en California pueden ser personas o entidades legales, tales como:

  • Propietarios únicos
  • Sociedades (partnerships)
  • Corporaciones
  • Organizaciones sin fines de lucro
  • Organizaciones caritativas
  • Empresas de responsabilidad limitada (LLP)
  • Sociedades de responsabilidad limitada (LLC)
  • Entidades públicas (incluidas agencias estatales y federales)
  • Escuelas
  • Asociaciones
  • Fideicomisos
  • Fideicomisos testamentarios (estates)
  • Empresas conjuntas
  • Tribus de nativos americanos

En general, un negocio queda sujeto a impuestos estatales sobre la nómina cuando paga más de $100 en salarios en un trimestre calendario a uno o más empleados. Los salarios se refieren a la remuneración por los servicios prestados por el empleado, e incluyen:

  • Pagos en efectivo
  • Comisiones
  • Bonos
  • El valor razonable en dinero en efectivo de pagos por servicios mediante otros medios que no sean dinero en efectivo (como comidas y alojamiento)

El empleador que cumpla con este requisito debe registrarse en el Departamento del Desarrollo del Empleo (EDD, por sus siglas en inglés) en un plazo de 15 días a partir de que se hizo empleador. Para obtener información adicional, consulte el formulario en inglés California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).

Empleadores de trabajadores domésticos - Usted puede ser considerado empleador de trabajadores domésticos si contrata a alguien para que trabaje como su empleado dentro o alrededor de su casa, para beneficio personal y no para su negocio.  

El empleo doméstico puede darse en varios lugares, tales como:

  • Casa privada
  • Apartamento
  • Bote
  • Casa rodante
  • Clubes locales universitarios
  • Delegaciones locales de fraternidades o sororidades universitarias

Usted debe registrarse en el EDD como un empleador de trabajadores domésticos en un plazo de 15 días después de que haya pagado un total de $750 o más de salarios en dinero en efectivo en un trimestre calendario a una o más personas que trabajen como sus empleados domésticos.

Para obtener información adicional sobre empleo doméstico, consulte el formulario en inglés Household Employer’s Guide (DE 8829) (PDF).

Para más información

Si usted les paga salarios a las personas que trabajan en o alrededor de su hogar, podría considerarse empleador de trabajadores domésticos. Un empleado doméstico puede prestar sus servicios parcial o temporalmente.

Los siguientes son algunos ejemplos de empleados domésticos:

  • Niñera extranjera (au pair)
  • Niñera
  • Mayordomo
  • Cuidador
  • Ama de llaves
  • Jardinero
  • Empleada doméstica

Un empleador de trabajadores domésticos debe declarar cuando contrata servicios domésticos y paga salarios en efectivo de $750 o más en un trimestre calendario.

Para más información

Los salarios por servicios personales se le pueden pagar a un empleado con dinero en efectivo, cheque o débito electrónico, o con el valor razonable de dinero en efectivo por otros medios que no sean dinero en efectivo, tales como comidas y alojamiento. El método de pago ya sea por acuerdo privado, consentimiento o mandato, no cambia los requisitos del impuesto sobre la nómina para los salarios que se les pagan a los empleados.

Los pagos se consideran salarios incluso si el empleado es:

  • Trabajador informal
  • Jornalero o trabajador por contrato
  • Trabajador de tiempo parcial o de forma temporal
  • Trabajador pagado por día, hora o cualquier otro método o medición

Los pagos suplementarios, como bonos, horas extra, premios por ventas, comisiones y pago de vacaciones, también se consideran salarios.

Importante: Si usted le paga a su empleado la parte correspondiente del Seguro Social, Medicare o el Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) sin deducir esos montos de sus salarios, estos pagos también podrían considerarse salarios. Para obtener más información, consulte nuestra Hoja de información: impuestos del Seguro Social/Medicare/Seguro Estatal de Incapacidad/Impuestos sobre los ingresos federales y estatales pagados por los empleadores (DE 231Q/S) (PDF).

Para más información

Según el Código del Seguro de Desempleo de California, un empleado es:

  • Cualquier oficial de una corporación
  • Cualquier trabajador que sea un empleado según el criterio ABC o el criterio de Borello
  • Cualquier trabajador cuyos servicios estén específicamente cubiertos por la ley

Un empleado puede prestar servicios de forma temporal o por menos de tiempo completo.

El empleo también puede incluir los siguientes servicios:

  • Empleo por un día
  • Ayuda de tiempo parcial
  • Trabajo informal
  • Ayuda temporal
  • Empleo durante un período de prueba
  • Mano de obra externa

Para más información

Todos los salarios de empleados familiares se deben declarar como salarios sujetos al Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT) de California y están sujetos a retenciones del PIT. Sin embargo, los siguientes salarios de empleados familiares no están sujetos al Seguro de Desempleo (UI), el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT) ni el Seguro Estatal de Incapacidad (SDI):

  • Un hijo menor de 18 años de edad empleado por su padre o madre o por una sociedad que consista solamente en sus padres. Los hijos incluyen hijos adoptivos pero no hijastros ni niños de crianza temporal (foster care).
  • Una persona empleada por un cónyuge o pareja doméstica debidamente registrada.
  • Padres empleados por sus hijos. Los padres pueden ser padres adoptivos pero no incluyen padrastros o padres de crianza temporal.

El empleo de familiares no es aplicable si la entidad empleadora es una corporación o una empresa de responsabilidad limitada, incluso si todas las acciones de la corporación son propiedad de una persona o propiedad conjunta de una pareja casada.  

El EDD ofrece seminarios para ayudar a los empleadores a cumplir con las leyes del impuesto sobre la nómina de California. Consulte la página Seminarios sobre impuestos de nómina para encontrar seminarios disponibles en persona o por internet.

Las reglas de los impuestos sobre la nómina del EDD pueden variar de las del IRS con respecto al empleo de familiares.

Para más información

Ciertos tipos de empleo, como el agrícola y el empleo doméstico (enlace en inglés), no están sujetos a retenciones del PIT, aunque los salarios sí se pueden declarar como salarios PIT. Para obtener más información, consulte el formulario en inglés Information Sheet: Types of Employment (DE 231TE) (PDF).

Los empleados familiares excluidos pueden solicitar la cobertura electiva del SDI a través de la solicitud en inglés Application for Elective Coverage by Disability Insurance (DE 1378J) (PDF). Para más información acerca de la cobertura electiva, consulte la Hoja de información: cobertura especializada (DE 231SC/S) (PDF).

La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro están sujetas al Seguro de Desempleo (UI), al Impuesto de Capacitación Laboral (ETT), al Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) y a retenciones del Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT).

Sin embargo, las organizaciones sin fines de lucro exentas conforme a la sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Internos (IRC, por sus siglas en inglés) pueden elegir el método para financiar sus costos del UI.

Una entidad sin fines de lucro puede:

Para elegir el método de reembolso, el empleador sin fines de lucro, al momento de registrarse, debe presentar el documento Selection of Financing Method by a Nonprofit Organization (DE 1SNP) (PDF), y el formulario Registration Form for Nonprofit Employers (DE 1NP) (PDF) (ambos disponibles solamente en inglés) al momento de registrarse. Si el documento DE 1SNP se presenta en una fecha posterior, entrará en vigor el primer día del trimestre en el que se presente.

Organizaciones religiosas, caritativas, educativas y otras entidades sin fines de lucro

Exclusiones especiales

Ciertos tipos de empleados que trabajan para organizaciones religiosas, caritativas, educativas y otras entidades sin fines de lucro descritas en la sección 501(c)(3) del IRC están excluidos del UI, ETT y SDI. A excepción de ciertos trabajadores religiosos, los salarios recibidos por estos empleados están sujetos a retenciones del PIT y a la declaración de salarios PIT. Estos empleados pueden incluir:

  • Empleados de una iglesia, convención, asociación de iglesias u organización operada principalmente con fines religiosos.
  • Ministros debidamente ordenados, encomendados o autorizados en el ejercicio de su ministerio y los miembros de órdenes religiosas (estos también están exentos de la retención del PIT).
  • Personas que reciben asistencia o capacitación laboral en un programa financiado por una agencia gubernamental.
  • Reclusos de una institución penitenciaria o de custodia.

Entidades públicas

Las entidades públicas (tales como el estado de California, condados, ciudades, distritos, agencias y autoridades públicas, distritos escolares y colegios comunitarios) pueden elegir el método de calificación basada en la experiencia (enlace en inglés) o método de reembolso para financiar el UI y deben retener el PIT. Las entidades públicas no están sujetas al SDI, pero pueden solicitar su cobertura bajo ciertas circunstancias.

Exclusiones especiales

Ciertos empleados de entidades públicas están excluidos de la cobertura del UI y SDI. Estos empleados incluyen:

  • Oficiales electos (no considerados empleados).
  • Miembros de los órganos legislativos o del poder judicial.
  • Miembros de la Guardia Nacional Estatal o la Guardia Aérea Nacional, salvo las personas que prestan dichos servicios como empleados regulares del estado.

Bajo ciertas circunstancias, las entidades públicas y sin fines de lucro pueden solicitar la cobertura del UI o SDI para empleados cuya relación laboral no tiene la cobertura de estos programas.

Para más información

Asista a un seminario

El EDD ofrece seminarios para ayudar a los empleadores a cumplir con las leyes de los impuestos sobre la nómina de California. Consulte la página Seminarios sobre impuestos de nómina para encontrar seminarios disponibles en persona o por internet.

Sí, puede presentar declaraciones de impuestos y reportes de salarios de manera electrónica.

La ley del estado de California requiere que todos los empleadores le envíen de manera electrónica al EDD sus declaraciones del impuesto al empleo, reportes de salarios y depósitos de los impuestos sobre la nómina. Obtenga más información sobre los requisitos correspondientes en la página mandato de e-file and e-pay para empleadores.

Para presentar declaraciones de impuestos y reportes de salarios de manera electrónica, utilice uno de los siguientes métodos por internet:

Sí, todos los empleadores deben pagar sus impuestos sobre la nómina de manera electrónica a través de uno de los siguientes métodos:

La ley del estado de California requiere que todos los empleadores presenten de manera electrónica al EDD sus declaraciones del impuesto al empleo, reportes de salarios y depósitos de los impuestos sobre la nómina. Conozca más sobre los requisitos del mandato de e-file and e-pay para empleadores.

Para más información

Sí. Acceda a su cuenta en e-Services for Business para cambiar una dirección o solicitar el cierre de una cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador.

Puede declarar información de un nuevo empleado por internet o por correo postal siguiendo los siguientes pasos:

  • Inicie sesión en e-Services for Business y envíe por internet la declaración en inglés de nuevo(s) empleado(s) titulada Report of New Employee(s) (DE 34).
  • Envíe por correo postal, impreso, el formulario en inglés Report of New Employee(s) (DE 34).
  • Envíe por correo postal una copia del formulario Employee’s Withholding Certificate (Form W-4) correspondiente al empleado junto con la fecha de inicio de trabajo, además de su número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de California y su número de identificación del empleador federal indicado en el formulario W-4.

Si perdió su reembolso del impuesto sobre la nómina, o si su cheque de reembolso del impuesto sobre la nómina tiene más de un año, comuníquese con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.

Los reembolsos se envían por correo postal a la dirección del domicilio registrado. Usted puede verificar esa dirección y consultar la información sobre su reembolso en e-Services for Business, utilizando el enlace correspondiente. Puede comunicarse con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 para verificar el estado de su reembolso del impuesto sobre la nómina.

Sí. Si usted es un director corporativo y usted (o usted y su cónyuge) son los únicos accionistas de su corporación, está sujeto al Seguro Estatal de Incapacidad (SDI). Sin embargo, podría excluirse del SDI completando y enviando al EDD el formulario en inglés Sole Shareholder/Corporate Officer Exclusion Statement (DE 459) (PDF). La exención comienza el primer día del trimestre en el que se presente.

Cuando una demanda judicial colectiva involucra problemas de salarios y horas y el acuerdo requiere el pago retroactivo a un administrador externo, el empleador (demandado) es responsable de reportar los salarios sujetos al pago y pagar el Seguro de Desempleo, el Impuesto de Capacitación Laboral y el Seguro Estatal de Incapacidad. El administrador externo que controla la emisión del pago retroactivo es responsable de declarar los salarios del Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT) y de retener el PIT de los pagos.

Hay otros problemas complejos asociados con el pago retroactivo. Para más información, llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.

Consulte el formulario en inglés Information Sheet: California System of Experience Rating (DE 231Z) (PDF) para saber cómo bajar su tasa del UI.

Evite fraudes y sanciones: El EDD investiga y lleva a juicio a los empleadores que participan en cualquier tipo de plan de evasión de impuestos como el dumping de la Ley del Impuesto Estatal al Desempleo (SUTA, por sus siglas en inglés).

El EDD se compromete a aplicar las leyes de los impuestos sobre la nómina de manera justa e imparcial. El documento Derechos de los empleadores (DE 195/S) (PDF) le brinda información sobre sus derechos durante el proceso impositivo.

Consulte la Hoja de información: proceso de auditoría del impuesto sobre la nómina (DE 231TA/S) (PDF), la cual incluye una explicación del proceso de auditoría de los impuestos sobre la nómina.

El dumping de la Ley del Impuesto Estatal al Desempleo (SUTA, por sus siglas en inglés) es un plan de evasión de impuestos donde se forman y manipulan de maneras creativas empresas ficticias para bajar las tasas del impuesto del UI. Estos planes abusivos hacen que los otros empleadores tengan que compensar por el impuesto no pagado. El EDD investiga y lleva a juicio a los empleadores que participan en el dumping de SUTA y en la manipulación de la tasa del UI.

Para más información acerca del dumping de SUTA, cómo denunciar fraudes y otros esfuerzos del EDD para defender los negocios, conozca las operaciones contra la economía informal, donde se investigan negocios que evaden los impuestos sobre la nómina u operan dentro de la economía informal.

Envíe al IRS los formularios en inglés Wage and Tax Statement (Form W-2) y Corrected Wage and Tax Statement (Form W-2c). Declare salarios y retenciones al EDD en el formulario en inglés Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C).

No envíe la copia estatal del formulario W-2 ni del W-2c al EDD. Los formularios W-2 y W-2c no se envían al EDD porque usted ya debe estar declarando la información sobre los salarios y retenciones al EDD con el formulario DE 9C.

Si envía al IRS los formularios en inglés Miscellaneous Information (Form 1099-MISC) o Nonemployee Compensation (Form 1099-NEC), no envíe una copia al Franchise Tax Board (Junta de Impuestos de Franquicia) (FTB). El IRS remitirá la información al FTB.

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Si tiene preguntas, comuníquese con las oficinas de impuestos sobre la nómina. También puede comunicarse con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 o visitar la Oficina de Impuestos sobre el Empleo local.

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