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Formularios para auditorías de pagos de beneficios

Cómo completar el formulario

El EDD lleva a cabo auditorías de pagos de beneficios diariamente, semanalmente, y trimestralmente para asegurar que solamente los solicitantes que sean elegibles reciban pago de beneficios del Seguro de Desempleo (UI, por sus siglas en inglés), para ayudarle a usted a controlar sus pagos del UI, y para proteger la integridad del programa del UI y del Fondo Fiduciario del UI. Si su negocio recibe un formulario para una auditoría del EDD, usted tendrá la obligación por ley de completar el formulario y regresarlo dentro de los próximos 10 días laborables.

A continuación se presenta una lista de formularios e instrucciones que usted podría recibir:

Solamente en inglés

Si necesita ayuda completando los formularios para auditorías de pagos de beneficios, llame al 1-866-401-2849 de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 12:00 p.m., excepto los días festivos del estado. Para ver esta información, visite la página titulada Holidays (solamente en inglés).

Información adicional

Envíe la información adicional (tal como la razón de la separación del trabajo, disponibilidad, trabajo que haya rechazado, empleo por cuenta propia, y más) en una hoja por separado si es necesario. Proporcione una breve explicación de cada una de las siguientes opciones que apliquen a su caso.

  • Mala conducta/Despido: Esto no significa despido por falta de trabajo o reducción de personal. Esto significa que la persona quería seguir trabajando pero no se le permitió aunque había trabajo disponible.
  • Renuncia voluntaria: Esto significa que la persona pudo haber continuado trabajando pero eligió no hacerlo aunque había trabajo disponible.
  • Despido por falta de trabajo: Esto significa que en su empresa disminuyó el trabajo y usted no tuvo nada de trabajo para la persona, o hubo una reducción en la fuerza laboral

Esto significa que el empleado perdió una oportunidad de trabajar, o se negó a trabajar durante cualquier semana. Incluya la fecha del día que se rechazó el trabajo, las fechas del período en que perdió la oportunidad de trabajar, y si la persona dio una explicación del porqué rechazó el trabajo.

Si otra persona que ha trabajado para usted ha usado el mismo número de Seguro Social, o el nombre de su empleado no corresponde al nombre que aparece en el formulario, indique el nombre de su empleado en la casilla correspondiente y regrese la auditoría completada al EDD.

Semanas del EDD

La semana UI del EDD es de domingo a sábado con algunas excepciones. Ingrese los ingresos semanales en bruto para las semanas indicadas, no la cantidad que le pagaron. Para más información acerca de los tipos de pago, vea la sección Tipos de ingresos.

Nota: No es necesario que regrese la forma 1296B si los ingresos equivalen a cero para todas las semanas indicadas.

Los ingresos en bruto son sueldos ganados antes de que se hayan hecho las deducciones, tales como impuestos o las contribuciones de los empleados para los beneficios. Para determinar los sueldos en bruto, use la siguiente formula: Ingresos en bruto o Sueldos = Horas trabajadas X la tarifa de pago. Aún si su período difiere, proporcione los ingresos para las semanas indicadas. Si es necesario, explique cómo reportó los sueldos en bruto.

Use una de las siguientes opciones para reportar esta información:

  1. Calcular las horas trabajadas y los ingresos en bruto incluyendo las fechas de los días trabajados. Ingresos en bruto o sueldos = Horas trabajadas X la tarifa de pago.
  2. Prorratear los ingresos en bruto del solicitante. Multiplicando el promedio de los ingresos al día por el número de días trabajados.

Para más información sobre los tipos de pago, vea la sección Tipos de ingresos.

La semana del UI termina a la medianoche de cada sábado. Si un trabajador comienza un turno nocturno la noche del sábado y termina el domingo por la mañana, separe los ingresos en bruto en dos diferentes semanas. Incluya el número de horas trabajadas el sábado hasta las 12 a.m. en una semana, y las horas después de la medianoche en la siguiente semana. Para más información sobre cómo reportar los ingresos cuando usted tenga un período de pago diferente, revise la sección Períodos de pago.

Períodos de pago

Si mantiene registros de tiempo diarios, agregue las horas y los ingresos de sus registros y compárelos con los de la semana del UI. Puede enviar copias de los registros de tiempo diarios, incluyendo la tarifa de pago por hora, y nosotros completaremos la información de las entradas semanales.

Si no mantiene registros diarios del tiempo trabajado, y solamente tiene las cantidades ganadas por período de pago, tiene que prorratear los ingresos para asignarlos a la semana laboral. Explique cómo prorratea los ingresos.

Ingrese la cantidad de los sueldos en bruto ganados en cada semana. Ingresando el total del período de pago en una semana puede hacer que determinemos que el solicitante recibió pagos de beneficios incorrectos.

Si mantiene registros de tiempo diarios, agregue las horas y los ingresos en bruto para cada semana e ingrese el total. Puede enviar copias de los registros de tiempo diarios, incluyendo la tarifa de pago por hora y nosotros completaremos la información de las entradas semanales.

Si no mantiene registros del tiempo trabajado diariamente, y sólo tiene las cantidades ganadas en bruto por período de pago, tiene que prorratear los ingresos para asignarlos a la semana laboral. Explique cómo prorratea los ingresos.

Ejemplo de un pago quincenal

Ejemplo de asignación quincenal

Si paga por contrato, ingrese el total de la cantidad en bruto del contrato y las fechas de inicio y término del contrato.

Por ejemplo: fue entrenador de fútbol desde el 12 de agosto de 2019 al 15 de noviembre de 2019 por un total de $1,700.

Nota: Si el empleado es un empleado escolar por contrato, adjunte una copia del contrato.

Tipos de ingresos

Reporte los bonos separados de los ingresos regulares. Seleccione la opción OTHER (otro) e ingrese BONUS (bono) en el formulario. Incluya el período de tiempo que cubrió el bono y razón por la que se recibió el bono, tales como la duración del servicio o la cantidad de la producción.

Los bonos por producción o rendimiento del trabajador deben asignarse durante todo el período de la bonificación. Si no está seguro en cuál semana debe incluir el bono, ingrese la cantidad del bono, qué período cubre, y cuándo se lo pagaron, en el formulario o en una hoja por separado.

Reporte las comisiones separadas de los ingresos regulares. Seleccione la opción C para indicar que es comisión.

Si el empleado sabía cuánto iba a recibir de comisión en el momento en que se prestaron los servicios, reporte la comisión cuando se ganó. Si la persona no sabía cuánto iba a recibir de comisión en el momento que se prestaron los servicios, reporte la comisión cuando se la pagaron. Indique si el empleado es de tiempo completo, medio tiempo, o si está de guardia.

Si paga por contrato, ingrese el total de la cantidad en bruto del contrato y las fechas de inicio y término del contrato.

Nota: Si el empleado es un empleado escolar por contrato, adjunte una copia del contrato.

Si al empleado le pagaron por pieza de trabajo, reporte la cantidad que ganó para esa semana específica. Seleccione la opción P (DE 1296B y DE 1296NBA) o seleccione OTHER (otro) e ingrese PIECE WORK (por pieza de trabajo) (DE 1296NER).

Reporte el pago residual cuando envíe el pago por correo postal e indique si el pago se envía por correo al solicitante o a su agente. Seleccione la opciónR (DE 1296B) o RES (DE 1296NER y DE 1296NBA) para mostrar el pago residual.

Reporte el pago de indemnización por despido aún si el empleado está permanentemente separado de su empleo y esto es una liquidación de cuentas. Indique si el empleado realizó algún servicio, tal como que estuvo disponible para volver a ser llamado o cumplir con otro requisito para recibir el pago. Seleccione la opción S (DE 1296B, DE 1296NER, DE 1296NBA) para indicar el pago de indemnización por despido.

Reporte el pago de ausencia por enfermedad separado de los ingresos regulares. Seleccione la opción SL (DE 1296NER) o la O e ingrese SICK LEAVE (ausencia por enfermedad) (DE 1296B, DE 1296NBA).

Reporte las propinas separadas de los ingresos regulares. Seleccione la opción OTHER e ingrese TYPE OF TIPS (propinas por banquetes, etc.)

Las propinas deben asignarse a la semana en la que se ganaron. Si usted tiene un registro diario de cuándo se ganaron las propinas, repórtelos en la semana en que trabajó. Si no tiene un registro diario de cuándo se ganaron las propinas, asígnelas a la semana en la que usted cree que se ganaron.

Reporte las vacaciones o pago de día festivo separado de los ingresos regulares. Seleccione la opción V o H para mostrar el pago por vacaciones o día festivo.

Pasos siguientes

Una vez que haya completado los formularios para auditorías de pagos de beneficios, regréselos por correo postal dentro de un plazo de 10 días hábiles a la dirección que se indica en la parte inferior del formulario.

Nota: No es necesario que regresa el formulario 1296B si los ingresos equivalen a cero para todas las semanas indicadas.

Sanciones y fraude

La mejor forma de reportar el fraude es visitando ASK EDD (solamente en inglés) y seleccionando la categoría Report Fraud para presentar por internet el formulario titulado en inglés Fraud Reporting. También nos puede enviar un fax al 1-866-340-5484 o llamar a la Línea Directa del Fraude al 1-800-229-6297 (sólo para reportar el fraude).

Cuando reporte el fraude:

  • Proporcione toda la información relevante al caso. Incluya su nombre y número de teléfono si no quiere mantenerse en el anonimato. No recibirá ninguna llamada del EDD a menos que se requiera información adicional.
  • Envíe cualquier documento fraudulento o correo al EDD a la siguiente dirección: PO Box 826880 MIC 43, Sacramento, CA 94280-0225. También puede escribir en el sobre la frase “Return to Sender” (devolver el sobre al remitente) y dárselo al cartero.
  • Si desea proporcionar información adicional después de reportar el fraude, comuníquese con el EDD por internet, por teléfono, o por fax. Incluya el número de referencia que proporcionó la primera vez que reportó el fraude.

Nota: Para garantizar la confidencialidad e integridad de la investigación, el EDD no proporciona información sobre el estatus de la investigación a menos que exista una orden de la corte o sea requerido por la ley.