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Registro de Nuevos Empleados de California

Un programa para reportar nuevos empleados

Como empleador, usted tiene un papel esencial en el éxito del Registro de Nuevos Empleados de California (NER, por sus siglas en inglés).

Bajo el programa NER:

  • Los empleadores reportan sus empleados recién contratados al NER dentro de los 20 días calendario posteriores a su fecha de inicio de trabajo. La fecha de inicio de trabajo es el primer día en que se llevaron a cabo servicios a cambio de un salario.
  • La información del NER ayuda al Departamento de Servicios de Manutención Infantil y al Departamento de Justicia a localizar a los padres para cobrar los pagos morosos de manutención infantil.
  • La información también se envía al Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones (inglés) para ayudar a las agencias estatales a localizar a un padre que vive o trabaja en un estado diferente. Casi el 30% de los casos de manutención infantil involucran a padres que no viven en el mismo estado que sus hijos.

La ley de California define a una persona como empleado recontratado si ocurren las dos siguientes situaciones:

  • Terminó la relación entre el empleador y el empleado
  • La persona que regresó había estado separada de ese mismo empleador por al menos 60 días consecutivos.

Los empleadores de California deben reportar al NER todos sus empleados nuevos o recontratados que trabajen en California dentro de los 20 días calendario posteriores a su fecha de inicio de trabajo, que es el primer día en que se llevaron a cabo los servicios a cambio de un salario. Cualquier empleado recontratado después de una separación de al menos 60 días consecutivos también deberá ser reportado dentro de 20 días calendario. Los empleadores que presentan sus reportes de manera electrónica a través de e-Services for Business deben presentar dos reportes mensuales con una diferencia mínima de 12 días y no mayor de 16 días.

No se debe presentar ningún reporte si no hay empleados nuevos o recontratados.

Está obligado por ley a reportar lo siguiente:

Información del empleador:

  • Número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de ocho dígitos del EDD
  • Código de sucursal (completar solo si al empleador se le asignó un código de sucursal)
  • Número de identificación federal del empleador (FEIN, por sus siglas en inglés)
  • Nombre del negocio y la dirección
  • Persona de contacto y número de teléfono

Información del empleado:

  • Primer nombre, inicial del segundo nombre y apellido
  • Número de Seguro Social (SSN)
  • Domicilio particular
  • Fecha de inicio de trabajo

Por internet

Use e-Services for Business para presentar el formulario en inglés Report of New Employee(s) (DE 34). Es rápido, fácil y seguro.

Por correo o fax

Envíe un reporte impreso de nuevos empleados por correo o fax usando una de las siguientes opciones:

  • Descargue un formulario DE 34 para completar.
  • Solicite el formulario DE 34 de nuestra página en inglés Online Forms and Publications.
  • Consulte nuestras especificaciones de impresión para usar formularios alternativos generados por computadora o láser.
  • Llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 para obtener un formulario.
  • Visite la Oficina del Impuesto al Empleo más cercana para recoger un formulario.
  • Cree su propio formulario con toda la información requerida.

Otra opción para enviar un formulario DE 34 impreso es enviar una copia del Certificado de retenciones del empleado (formulario federal W-4) y/o el formulario estatal Certificado de retenciones del empleado (DE 4/S). Si usa esta opción, debe agregar lo siguiente al W-4 y/o DE 4:

  • La fecha de inicio de trabajo del empleado
  • Su Número de Cuenta del Impuesto sobre la Nómina del Empleador de California
  • Su número de Identificación Federal del Empleador (FEIN)

Por correo

Envíe por correo su formulario DE 34 a:

Employment Development Department
PO BOX 997016, MIC 96
West Sacramento, CA 95799-7016

Envíe por fax su formulario DE 34 al:

1-916-319-4400.

Los empleadores que contratan en más de un estado pueden optar por reportar electrónicamente a todos los empleados recién contratados en uno de los estados en el que tengan empleados. Los empleadores multiestatales que opten por presentar reportes en un solo estado deben informar a la Oficina de Servicios de Manutención Infantil del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. 

Si los empleadores no reportan la contratación o recontratación de un empleado en el tiempo requerido, se puede cobrar una multa de $24 por cada empleado no reportado.

Nota: Se puede cobrar una multa de $490 si la falta de un reporte se debe a un acuerdo intencional entre el empleador y el empleado de no brindar la información requerida o de presentar un reporte falso o incompleto.

Comuníquese con nosotros

Para asistencia adicional de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m., hora del Pacífico:

  • Registro de Nuevos Empleados al 1-916-657-0529
  • Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886