Preguntas frecuentes sobre los impuestos sobre la nómina

Cuando un empleado trabaja en California y en otros estados durante el año, el estado responsable de cubrir ese trabajo se determina usando cuatro pruebas específicas. El empleado debe realizar parte del trabajo en California antes de que se puedan aplicar estas pruebas para determinar si todo el trabajo del empleado puede estar cubierto por California. Para más detalles sobre estas cuatro pruebas, consulte la Hoja de información: Empleo en varios estados (DE 231D/S) (PDF).

En California, un empleado incluye:

• Cualquier directivo corporativo
• Cualquier trabajador que sea considerado empleado bajo el criterio ABC o el criterio Borello
• Cualquier trabajador cuyos servicios estén cubiertos por la ley

Los empleados pueden trabajar medio tiempo o de forma temporal. El empleo también puede incluir:

• Jornaleros
• Ayuda de medio tiempo
• Trabajo ocasional
• Ayuda temporal
• Trabajo en período de prueba
• Trabajo externo

Para más información

• Hoja informativa: Empleo (DE 231/S) (PDF)
• Hoja informativa: Tipos de empleo (DE 231TE) (PDF) (en inglés)
• Hoja informativa: Determinación del estatus laboral (DE 231ES) (PDF) (en inglés)
• Conceptos erróneos sobre contratistas independientes (DE 573M/S) (PDF)

Todos los salarios de empleados que son familiares se deben reportar como salarios sujetos al Impuesto sobre el Ingreso Personal de California (PIT, por sus siglas en inglés) y están sujetos a retención del PIT. Sin embargo, los salarios de los siguientes empleados familiares no están sujetos al Seguro de Desempleo (UI), Impuesto de Capacitación Laboral (ETT) ni el Seguro Estatal de Incapacidad (SDI):

• Un hijo menor de 18 años empleado por un padre o por una sociedad compuesta solo por los padres. Esto incluye hijos adoptivos, pero no hijastros ni hijos bajo cuidado de crianza temporal.
• Una persona empleada por su cónyuge o pareja doméstica registrada.
• Un padre empleado por un hijo o hija. Esto incluye padres adoptivos, pero no padrastros ni padres de crianza temporal.

El empleo familiar no aplica si la entidad empleadora es una corporación o una sociedad de responsabilidad limitada, aunque toda la propiedad sea de una sola persona o conjuntamente de un matrimonio.

Ofrecemos seminarios web gratuitos para ayudar a los empleadores a cumplir con las leyes de impuestos de nómina en California. Busque Seminarios web del impuesto sobre la nómina para encontrar cursos presenciales o por internet.

Nuestras reglas de impuestos sobre la nómina pueden diferir de las del IRS en cuanto al empleo familiar.

Para más información

• Reglas de California: Consulte la Hoja de información: Empleado familiar (DE 231FAM/S) (PDF).
• Reglas del IRS: Consulte Family Help (en inglés) o Negocios y trabajadores por cuenta propia.

Algunos tipos de empleo (por ejemplo, el empleo doméstico y el agrícola) no están sujetos a la retención del PIT, aunque los salarios podrían reportarse como salarios del PIT. Consulte la Hoja informativa: Tipos de empleo (DE 231TE) (PDF) (en inglés) para más detalles.

Los empleados familiares excluidos pueden solicitar cobertura electiva de SDI completando el formulario Application for Elective Coverage by Disability Insurance (DE 1378J) (PDF) (en inglés). Para más información sobre la cobertura electiva, consulte la Hoja de información: Cobertura especializada (DE 231SC/S) (PDF).

Sí. Si usted es directivo corporativo y usted (o usted y su cónyuge) son los únicos accionistas, está sujeto al SDI. Sin embargo, puede excluirse del SDI enviando la declaración en inglés Sole Shareholder/Corporate Officer Exclusion Statement (DE 459) (PDF) debidamente completada. La exención comienza el primer día del trimestre en que se presente.

Consulte la Hoja de información: Sistema de calificación basado en la experiencia de California (DE 231Z/S) (PDF) para obtener información sobre cómo reducir su tasa de UI.

Evite fraudes y sanciones: Perseguimos y procesamos activamente a cualquier empleador involucrado en esquemas de evasión de impuestos bajo la Ley Estatal de Impuestos al Desempleo.

La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro deben pagar el Seguro de Desempleo (UI), el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT), el Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) y retener el Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT).

Sin embargo, las organizaciones exentas bajo la Sección 501(c)(3) del Código de Rentas Internas (IRC) pueden elegir cómo pagar los costos del UI:

Una organización sin fines de lucro puede elegir una de las siguientes dos formas de pagar:

• Pagar los mismos impuestos del UI que los empleadores comerciales (método de calificación basado en la experiencia). Consulte la Hoja de información: Sistema de calificación basado en la experiencia de California (DE 231Z/S) (PDF).
• Reembolsar al Departamento del Desarrollo del Empleo (EDD) el costo total de los beneficios del UI pagados a sus exempleados (método de reembolso o método de costo de beneficios pagados). Consulte el documento en inglés Potential Liability for Unemployment Insurance Benefits When Electing the Reimbursable Method of Financing Under the California Unemployment Insurance Code (DE 1378F) (PDF).

Para elegir el método de reembolso, la organización debe presentar los formularios en inglés Selection of Financing Method by a Nonprofit Organization (DE 1SNP) (PDF) y Registration Form for Nonprofit Employers (DE 1NP) (PDF)al registrarse. Si el DE 1SNP se presenta después, comienza el primer día del trimestre en que se presente.

Para organizaciones religiosas, caritativas, educativas y otras sin fines de lucro

Exclusiones especiales

Algunos empleados que trabajan para estas organizaciones están excluidos del UI, ETT y SDI. Excepto ciertos trabajadores religiosos, los salarios recibidos por estos empleados están sujetos a la retención y reporte del PIT. Estos empleados pueden incluir:

• Empleados de una iglesia, convención, asociación de iglesias u organización que opera principalmente para fines religiosos.
• Ministros debidamente ordenados, comisionados o licenciados que ejercen su ministerio y miembros de órdenes religiosas (también excluidos de la retención del PIT).
• Personas que reciben ayuda laboral o capacitación financiada por una agencia gubernamental.
• Internos de instituciones penitenciarias o de custodia.

Para entidades públicas

Las entidades públicas (el estado de California, condados, ciudades, distritos, agencias públicas, distritos escolares y colegios comunitarios) pueden elegir el método de calificación basado en la experiencia o el de reembolso para financiar el Seguro de Desempleo (UI) y deben retener el Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT). Las entidades públicas no están obligadas a pagar el SDI, aunque pueden elegir hacerlo en ciertas circunstancias.

Exclusiones especiales

Algunos empleados de entidades públicas están excluidos de la cobertura del UI y SDI, como:

• Funcionarios electos (no considerados empleados)
• Miembros de cuerpos legislativos o del poder judicial
• Miembros de la Guardia Nacional Estatal o Guardia Nacional Aérea, excepto los que prestan servicios como empleados regulares del estado.

En ciertas circunstancias, las organizaciones sin fines de lucro y entidades públicas pueden elegir la cobertura del UI o SDI para empleados cuyos servicios no estén sujetos a empleo obligatorio.

Para más información

• Hoja de información: Cobertura especializada (DE 231SC/S) (PDF)
• Hoja de información: Entidades sin fines de lucro o públicas (DE 231NP/S) (PDF)
• Llame al Centro de Atención al Contribuyente al 1-888-745-3886
• Visite su Oficina del Impuesto al Empleo más cercana

Asista a un seminario web

Ofrecemos seminarios web gratuitos para ayudar a los empleadores a cumplir con las leyes de impuestos de nómina en California. Busque Seminarios web del impuesto sobre la nómina para encontrar cursos presenciales y por internet.

Los reembolsos se envían por correo a la dirección registrada. Usted puede verificar o actualizar su dirección registrada y ver información de reembolsos en e-Services for Business usando el enlace View My Refunds. También puede llamar al Centro de Atención al Contribuyente al 1-888-745-3886 para revisar el estatus de su reembolso.

Consulte la Hoja de información: Proceso de auditoría del impuesto sobre la nómina (DE 231TA/S) (PDF) para una explicación del proceso de auditoría.

Si un convenio de demanda colectiva relacionado con salarios y horas requiere pagos retroactivos hechos por un administrador externo, el empleador (el demandado) es responsable de reportar los salarios sujetos y pagar el Seguro de Desempleo, el Impuesto de Capacitación Laboral y el Seguro Estatal de Incapacidad. El administrador externo que controla el pago de los retroactivos es responsable de reportar los salarios sujetos al Impuesto sobre el Ingreso Personal y retener el impuesto correspondiente de esos pagos.

Existen otros asuntos complejos relacionados con los pagos retroactivos. Para más información, llame al Centro de Atención al Contribuyente al 1-888-745-3886.