Presentación de documentación requerida y fechas de vencimiento

Los siguientes son los formularios más comunes que debe presentar al EDD y por el momento solamente están disponibles en inglés:

• Report of New Employee(s) (DE 34)
• Report of Independent Contractor(s) (DE 542)
• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9)
• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C)
• Payroll Tax Deposit (DE 88)

Debe declarar todos los empleados nuevos o recontratados que trabajan en California al Registro de Nuevos Empleados en un plazo de 20 días de su fecha de inicio. La fecha de inicio es el primer día en que el empleado prestó servicios a cambio de un salario.

Si usted está obligado a presentar el formulario federal 1099-MISC, debe reportar información específica al EDD. Esta información se usará para ubicar a los padres que no cumplan con su obligación de pagar la manutención de sus hijos.

Usted tiene la obligación de presentar un DE 542 al EDD en un plazo de 20 días si contrata a un contratista independiente y todas las condiciones siguientes se aplican:

• Debe presentar un Formulario 1099-MISC por los servicios realizados por el contratista independiente.
• Le paga al contratista independiente $600 o más o celebró un contrato de $600 o más.
• El contratista independiente es un individuo o un propietario único.

Consulte la página Reporte de contratistas independientes para obtener más información.

Usted debe presentar el formulario Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9) y el formulario Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C) cada trimestre.

DE 9

El DE 9 hace una conciliación de los salarios reportados y los impuestos pagados en cada trimestre. Si su DE 9 muestra un sobrepago, le enviaremos un reembolso automáticamente. Si tiene un pago de impuestos vencido, debe presentar su pago por separado con el formulario Payroll Tax Deposit (DE 88/DE 88ALL). Aquellas personas que tengan la obligación de presentar mediante la EFT deben enviar todos los depósitos del Seguro Estatal de Incapacidad y del Impuesto sobre el Ingreso Personal mediante la EFT para evitar multas.

DE 9C

El DE 9C reporta los salarios de los empleados individuales en cada trimestre. Si es un empleador de trabajadores domésticos, consulte Empleadores de trabajadores domésticos para obtener información específica.

Los empleadores usan el depósito del impuesto sobre la nómina Payroll Tax Deposit (DE 88) para pagar y reportar al EDD el Seguro de Desempleo (UI), el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT), para hacer la retención del Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) y la del Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT) de California. Cuando los pagos se envían electrónicamente, no se requiere un cupón DE 88.

Si bien las contribuciones del empleador para el UI y el ETT se pagan trimestralmente (las mismas fechas que el DE 9 y el DE 9C), es posible que las retenciones de los salarios de los empleados para el SDI y el PIT tengan que depositarse con mayor frecuencia. Las fechas de vencimiento para los depósitos combinados del SDI y del PIT se basan en una programación/requisito del depósito federal del empleador (vea Depositing Taxes en la Publicación 15 del IRS [PDF] [solamente en inglés]) y la cantidad de PIT acumulado que se ha retenido. Se cobrará una multa del 15 por ciento e intereses en los pagos atrasados.

Puede usar e-Services for Business para presentar documentación requerida, pagar y administrar su cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador por internet. Para más información, consulte los tutoriales de e-Services for Business.

Si tiene una solicitud aprobada de exención del mandato de e-file and e-pay, titulada en inglés E-file and E-pay Mandate Waiver Request (DE 1245W), sus formularios fiscales y los cupones de depósito de impuestos sobre la nómina Payroll Tax Deposit (DE 88ALL) se le enviarán por correo postal automáticamente. Envíe el DE 9 y el DE 9C juntos a esta dirección:

State of California
Employment Development Department
PO Box 989071
West Sacramento, CA 95798-9071

Nota: Para evitar retrasos en el trámite, no envíe su DE 88ALL con el DE 9 y el DE 9C.

Debe especificar el trimestre en el reporte o el depósito. El formato de la fecha para reportar y realizar depósitos son los últimos 2 dígitos del año y luego un dígito para cada trimestre.

Por ejemplo, si está presentando documentos en 2024:

• Ingrese el primer trimestre de 2024 como 241 (24 por 2024 y 1 por el primer trimestre).
• Los siguientes trimestres serían 242, 243 y 244.

Usar un formato incorrecto puede causar demoras, multas, intereses y errores.

Para los formularios electrónicos, el EDD usa la fecha en la que se completaron y transmitieron para decidir si fueron presentados a tiempo. Para los formularios impresos, el EDD usa la fecha del sello postal. Cuando la fecha límite cae en sábado, domingo o día festivo, el siguiente día laborable se considera la fecha límite. Se cobrarán multas e intereses en los reportes que se presenten con demora. Para conocer las fechas de vencimiento, visite el Calendario de los impuestos sobre la nómina.

Aunque no pague salarios durante un trimestre, se le sigue considerando un empleador y debe presentar el DE 9 y el DE 9C. En e-Services for Business, seleccione No a la pregunta "Do you have payroll to report?”, después llene su declaración y seleccione Submit para cada reporte. Si no espera pagar salarios dentro del próximo año, puede notificar al EDD por escrito o en e-Services for Business seleccionando la opción Close Account del menú Account Management. Le enviaremos una carta para confirmar que su cuenta está inactiva.

Si el DE 9C no se presenta a tiempo, el EDD emitirá una demanda por escrito para el reporte. Si el DE 9C no se presenta en un plazo de 15 días de la fecha de la demanda, cobraremos una multa de $20 por cada empleado no reportado, más intereses, salvo que haya una causa justificada para el retraso. También cobraremos una multa de $20 por cada empleado, más intereses, si el empleador no presenta el reporte a través de medios magnéticos cuando debe hacerlo, salvo que haya una causa justificada. Para obtener información sobre las causas justificadas, consulte el documento Information Sheet: Waiver of Penalty Policy (DE 231J) (PDF) (solamente en inglés).