Mandato de E-file and E-pay para empleadores

Todos los empleadores, incluidos los de fuera del estado, deben presentar sus declaraciones del impuesto al empleo, reportes de salarios y depósitos del impuesto sobre la nómina de manera electrónica. Los representantes de empleadores que presenten y paguen en nombre de un empleador también deben hacerlo de manera electrónica. e-Services for Business es la manera más rápida, fácil y segura de cumplir con este mandato y administrar su cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador en línea.

e-Services for Business

Utilice e-Services for Business para cumplir con el mandato de E-file and E-pay. Puede administrar su cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador y:

• Registrar, cerrar o reactivar una cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador.
• Presentar, corregir e imprimir reportes y declaraciones de impuestos.
• Hacer pagos.
• Protestar los cargos de beneficios o tarifas del Seguro de Desempleo (UI, por sus siglas en inglés).
• Autorizar un poder notarial.
• Reportar cambios en su negocio.
• Ver avisos y cartas.
• Reportar empleados nuevos o recontratados y contratistas independientes.
• Ver información sobre reembolsos emitidos del impuesto sobre la nómina.
• Solicitar una transferencia de una cuenta de reserva.

Formularios requeridos y sanciones por incumplimiento

El mandato E-file and E-pay le exige que presente las siguientes declaraciones, reportes, y pagos:

Sanciones basadas en el tipo de declaración, reporte o pago.

Tipo	Formularios solo en inglés	Sanción
Declaraciones de impuestos	DE 9 – Quarterly Contribution Return and Report of Wages DE 3D – Quarterly Contribution Return DE 3HW – Employer of Household Worker(s) Annual Payroll Tax Return	$50 por declaración
Reportes de salarios	DE 9C – Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) DE 3BHW – Employer of Household Worker(s) Quarterly Report of Wages and Withholdings	$20 por cada uno
Pagos	DE 88 – Payroll Tax Deposit	15% de la cantidad adeudada

De conformidad con las secciones 1112(b), 1112.1(a) y 1114(b) del Código del Seguro de Desempleo de California, se le cobrarán las siguientes multas si no cumple con el requisito de la presentación electrónica. Puede usar e-Services for Business para cumplir con este requisito y evitar sanciones.

Nota: Se cobrarán multas por incumplimiento incluso si se presenta una declaración de impuestos impresa para reportar que no se pagaron salarios. Si ya no paga salarios, debe cerrar su cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador. Una vez que cierre su cuenta, ya no está obligado a presentar declaraciones de impuestos o reportes de salarios para los períodos posteriores a la fecha del cierre.

Exención

El mandato E-file and E-pay contiene una cláusula de exención para cuando usted no pueda presentar sus declaraciones del impuesto al empleo, reportes de salarios y depósitos del impuesto sobre la nómina por internet. El EDD ya no le enviará por correo formularios impresos de declaraciones de impuestos, reportes de salarios ni cupones de depósito del impuesto sobre la nómina a los empleadores que no tengan una exención aprobada del mandato E-file and E-pay.

Para pedir una exención, debe completar y enviar el formulario E-file and E-pay Mandate Waiver Request (DE 1245W) (PDF) (en inglés). Si no puede descargar ni imprimir este formulario, comuníquese con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 o visite una Oficina del Impuesto al Empleo.

Para obtener instrucciones sobre cómo completar el formulario E-file and E-pay Mandate Waiver Request (DE 1245W) (PDF), consulte la página 2 de este formulario.

Envíe las solicitudes de exención por fax al 1-916-255-1181 o por correo a la siguiente dirección:

Employment Development Department
Document and Information Management Center
PO Box 989779
West Sacramento, CA 95798-9779

Nota: Las solicitudes de exención únicamente serán aceptadas por fax o correo.

Se le notificará por correo si su solicitud de exención es aprobada o rechazada. Una exención aprobada es válida por un año solamente, comenzando en el trimestre en el que su solicitud fue recibida, y no se aceptará para trimestres anteriores. Una vez vencido el período de exención de 12 meses, debe comenzar a hacer las presentaciones y pagos correspondientes por internet o presentar una nueva solicitud de exención para evitar sanciones por incumplimiento. El EDD no le notificará cuando su exención esté por vencerse o ya se haya vencido. Si recibe una carta de que su solicitud no fue aprobada, esta decisión es final y no podrá apelarse. Los empleadores recibirán formularios impresos por correo de declaraciones de impuestos, reportes de salarios, y cupones de depósito del impuesto sobre la nómina únicamente si cuentan con una solicitud de exención aprobada E-file and E-pay Mandate Waiver Request (DE 1245W).

Otras opciones para presentar sus declaraciones y pagos de manera electrónica

Las siguientes opciones también sirven para cumplir con el mandato de presentación y pago electrónico E-file and E-pay:

• Impuestos sobre el Empleo Federales/Estatales (FSET) - Transmisiones en grandes cantidades
• Transferencia electrónica de fondos (EFT)
  • Recaudador Externo del Estado
  • Crédito ACH (cámara de compensación automatizada)
• Depósito de los impuestos sobre la nómina con tarjeta de crédito y débito
  • Los pagos con tarjeta de crédito se hacen a través de ACI Payments, Inc. y están sujetos a un cargo por servicio del 2.75% para pagos con tarjeta de crédito y del 1.75% para pagos con tarjeta de débito, con un mínimo de $1.00. El cargo por servicio no se paga al EDD.
• Express pay - Haga pagos rápidos de los impuestos al empleo en esta página (en inglés)
  • No necesita registrarse

Recursos adicionales

• Hoja de Información: Mandato de E-file and E-pay para empleadores (DE 231EM/S) (PDF)
• Tabla de referencia de multas titulada en inglés Information Sheet: Penalty Reference Chart (DE 231EP) (PDF)
• Opciones para la presentación de declaraciones y el pago de impuestos