Reporte de contratistas independientes

Nos debe reportar la información del contratista independiente dentro de un plazo de 20 días calendario si se cumple alguna de las siguientes condiciones:

• Pagó $600 o más a un contratista independiente en cualquier año calendario.
• Celebró un contrato por $600 o más con un contratista independiente en cualquier año calendario, lo que ocurra primero.

Los contratistas independientes deben reportarse una vez por año calendario para contratos nuevos o en curso.

Si envía reportes en línea, debe presentar 2 reportes mensuales que estén separados por no menos de 12 días y no más de 16 días. Los contratistas independientes deben reportarse solo una vez por año calendario para contratos nuevos o en curso.

Qué reportar

Negocio o entidad gubernamental (receptor del servicio):

• Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN)
• Número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de California (si aplica)
• Nombre, dirección y número de teléfono del negocio o entidad gubernamental
• Número de Seguro Social (SSN) (en caso de no contar con un número FEIN o con un número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de California)

Contratista independiente (proveedor del servicio):

• Primer nombre, inicial del segundo nombre y apellido
• Número de Seguro Social
• Dirección
• Fecha de inicio del contrato (si no hay un contrato, indique la fecha en que los pagos suman $600 o más)
• Cantidad del contrato, incluyendo centavos (si aplica)
• Fecha de vencimiento del contrato (si aplica)
• Contrato en curso (marque la casilla si aplica)

Por internet utilizando e-Services for Business

• Presente el reporte de contratista(s) independientes(s) titulado en inglés Report of Independent Contractor(s) (DE 542) en e-Services for Business.
• Para obtener más información sobre cómo reportar a los contratistas independientes por internet, consulte nuestras Preguntas frecuentes acerca de e-Services for Business o la guía de presentación electrónica para el reporte de contratistas independientes, titulada en inglés Electronic Filing Guide for the Independent Contractor Reporting Program (DE 542M) (PDF).

Por correo o fax

Presente impreso el reporte de contratista(s) independientes(s) titulado en inglés Report of Independent Contractor(s) (DE 542) por cualquiera de las siguientes opciones:

• Descargue el formulario DE 542 (PDF) (en inglés).
• Solicite que se le envíe el formulario por correo a través de nuestra página Formularios y publicaciones en línea (en inglés).
• Imprima su información directamente desde su computadora en el formulario DE 542 siguiendo las Especificaciones de impresión (PDF) (en inglés).
• Cree su propio formulario con toda la información requerida.
• Llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.
• Visite la Oficina del Impuesto al Empleo más cercana a usted.
• Envíe por correo el formulario DE 542 a:

Employment Development Department
PO BOX 997350 MIC 96
Sacramento, CA 95899-7350

• Envíe por fax su formulario impreso DE 542 al 1-916-319-4410.

Si no reporta a tiempo, se le puede cobrar una multa de $24 por cada incumplimiento sin causa justificada. Si no reportó intencionalmente o si el reporte es falso, la multa aumenta a $490.

Puede hacer una estimación de la cantidad del contrato y debe marcar la casilla Ongoing del formulario Report of the Independent Contractor(s) (DE 542). Si no hay una cantidad fija, puede reportar cuando los pagos totales en un año calendario alcancen $600 o más y marcar la casilla Ongoing.

Sí. Si la cantidad del contrato o la cantidad pagada incluye el costo de partes o materiales, ese costo cuenta para el total de $600 al determinar si se ha cumplido el umbral.

Bajo la ley de California, los receptores del servicio deben reportar a los contratistas independientes. Debe reportar a los contratistas independientes que prestan servicios para cualquiera de las operaciones de su negocio en California, que generan ingresos de fuentes comerciales o de negocios en California, o que están involucrados en actividades comerciales o negocios sujetos a la ley de California.

Ejemplo 1
Su negocio tiene su base en California y contrata a un contratista independiente (IC, por sus siglas en inglés) que vive y trabaja fuera del estado. Debe reportar a este IC al EDD porque está realizando trabajo para su negocio en California.

Ejemplo 2
Si su negocio tiene su base en otro estado y tiene una oficina en California, debe reportar a los contratistas independientes que trabajan a través de su oficina en California.

Ejemplo 3
Si su negocio tiene su base en otro estado y no tiene sucursales en California, pero registró agentes de ventas independientes (contratistas independientes [IC]) para vender sus productos en California, debe reportar a estos ICs al EDD, ya que su negocio genera ingresos por ventas en California y está sujeto a algunas leyes de este mismo estado.

No. No existen acuerdos compartidos entre estados para este fin.

No. Solo está obligado a reportar a proveedores del servicio que sean individuos que trabajen como contratistas independientes y sean propietarios únicos, incluyendo compañías de responsabilidad limitada tratadas como propiedad única para propósitos de la declaración del impuesto federal sobre el ingreso.

Por ley, debe obtener la siguiente información de sus proveedores del servicio:

• Nombre
• Inicial del segundo nombre
• Apellido
• Dirección
• SSN

Asegúrese de que sus proveedores del servicio completen la Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente, Formulario W-9.

No. Los receptores del servicio que no están registrados en el EDD no están obligados a registrarse ni a obtener un número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de California solamente para reportar a los contratistas independientes (proveedores del servicio). Los receptores del servicio deben completar el formulario Report of Independent Contractor(s) (DE 542) (PDF) (en inglés) con su número de Seguro Social o Número de Identificación Federal del Empleador.

Sí, un contrato puede ser escrito o verbal. Está obligado a reportar al contratista independiente cuando celebre un contrato por $600 o más.

Sí, también debe reportar al trabajador como contratista independiente en el formulario Report of Independent Contractor(s) (DE 542) (PDF) (en inglés).

Si contrata trabajadores que no son empleados y tiene la obligación de presentar un Formulario 1099-NEC o Formulario 1099-MISC, usted debe reportar a esos trabajadores como contratistas independientes (de acuerdo con la Sección 1088.8 del Código del Seguro de Desempleo de California).

Sí, es obligatorio reportar a los contratistas independientes.

Consulte la Sección 1.6041-1(b) del Título 26 del Código de Regulaciones Federales. El término “comercio o negocio” incluye a las iglesias y organizaciones sin fines de lucro.

Visite la información legislativa de California, titulada en inglés California Legislative Information para ver el Código del Seguro de Desempleo (UIC) (en inglés).

Seleccione el enlace Division 1 cuando aparezca la tabla de contenidos del UIC de California. Las secciones del código están agrupadas en orden numérico en el lado derecho de la página. Desplácese hacia abajo hasta “1085-1098,” seleccione el enlace, y luego baje hasta la sección 1088.8.