Aceleramos la modernización de documentos del EDD con automatización inteligente
Publicado el 20 de octubre de 2025
En el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD, por sus siglas en inglés) seguimos avanzando en una de nuestras principales iniciativas de modernización: un nuevo Sistema de Gestión de Documentos (DMS, por sus siglas en inglés) que está transformando la manera en que tramitamos y administramos millones de documentos que los clientes presentan cada año.
Este proyecto sienta las bases para un manejo de documentos más inteligente, rápido y preciso, lo que nos ayuda a ofrecer beneficios y servicios con mayor eficiencia a los californianos.
Rediseñar el trámite de documentos con automatización
El antiguo DMS del EDD se implementó en 1999 y, en ese momento era una tecnología de punta para escanear y tramitar los documentos que se enviaban por correo. Desde entonces, no solo ha cambiado la tecnología, sino también las necesidades de nuestros clientes. Ese sistema requería muchas tareas relacionadas con los documentos que se tenían que hacer a mano, lo cual ha hecho difícil responder con rapidez, especialmente en épocas de alta demanda.
El nuevo DMS cambia esa historia, introduciendo herramientas modernas de automatización que reducen significativamente el trabajo manual. Además, la estructura de este sistema permite procesos más flexibles y adaptables, lo cual mejora el trámite de las solicitudes.
Avances y próximos pasos
La primera fase de nuestro proyecto DMS comenzó con éxito a fines de agosto de 2025. Esta etapa cubrió los formularios de beneficios por desempleo. En su primer mes:
- Se canalizaron más de 228,000 documentos.
- Se tramitó el 97 % de los documentos el mismo día en que se recibieron.
- Se inició la revisión automática de algunos documentos sin intervención manual.
Las próximas fases incluirán los programas del Seguro de Incapacidad, Permiso Familiar Pagado e Impuestos. Según la demanda, el nuevo DMS podrá tramitar entre 10 y 50 millones de documentos por año, acelerando los pagos de beneficios y creando una base tecnológica más sólida para servir mejor a la población de California.
Impulsar objetivos de eficiencia
Cuando el nuevo DMS alcance su máximo potencial, el trámite de documentos en el EDD será aún más eficiente. Estamos incorporando herramientas avanzadas que usan tecnología moderna para extraer automáticamente y con precisión los datos de millones de formularios y documentos en los idiomas más hablados del estado.
Más allá del reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), la nueva tecnología puede identificar texto, tablas, casillas de verificación e incluso escritura a mano con gran exactitud. También puede procesar documentos con distintos formatos y diseños, desde formularios impresos hasta notas escritas a mano, con un nivel de precisión sorprendente.
Construir la base para el futuro
El nuevo DMS representa un paso importante en el proceso de modernización del EDD. Al automatizar la recepción de documentos e integrar la captura inteligente de datos, el personal podrá concentrarse en atender a los clientes más rápido, con mayor precisión y con menos trabajo manual.
A medida que el sistema siga evolucionando, permitirá formas de uso aún más avanzadas, desde el análisis predictivo hasta la automatización de procesos de trabajo de nueva generación. El resultado será un EDD más ágil e inteligente, preparado para responder mejor a las necesidades de los californianos, hoy y en el futuro.
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