Preguntas frecuentes acerca de la obligación de reportar los servicios que prestan los contratistas independientes de California

La información que usted proporciona se usa para ayudar a las agencias estatales y del condado a ubicar padres morosos en sus obligaciones de otorgar pensión alimenticia para sus obligaciones de pagar la manutención de hijos.

Cualquier negocio o entidad gubernamental que deba presentar el formulario federal titulado en inglés Nonemployee Compensation (Form 1099-NEC) o Miscellaneous Information (Form 1099-MISC) por los pagos que se hayan hecho por la prestación de servicios de un contratista independiente, debe reportar.

El destinatario de servicios es cualquier negocio o entidad gubernamental que deba presentar un formulario federal 1099-NEC o 1099-MISC por los servicios realizados por un contratista independiente.

El destinatario de servicios puede ser cualquier individuo, persona, corporación, asociación o sociedad, o agente que haga negocios en California, que recibe ingresos comerciales o de negocios de fuentes dentro de California, o en cualquier curso comercial o negocio sujeto a las leyes de California.

El destinatario de servicios también puede ser el estado de California o cualquier subdivisión política, incluidos los regentes de la Universidad de California, cualquier ciudad chárter, o cualquier organismo político que no sea una subdivisión o agencia del estado, y cualquier persona, empleado, departamento o agente.

Un proveedor de servicios se define como un contratista independiente. Un contratista independiente es cualquier individuo que no es un empleado del destinatario de servicios para fines de California y recibe remuneración por el trabajo realizado en California o ejecuta un contrato de servicios realizados en o fuera de California.

El destinatario de servicios debe reportar la siguiente información:

• Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN)
• Número de Cuenta del Impuesto sobre la Nómina del Empleador de California (si aplica)
• Nombre, dirección y número de teléfono del negocio o entidad gubernamental
• Número de Seguro Social (SSN) (si no tiene un FEIN o un Número de Cuenta del Impuesto sobre la Nómina del Empleador)

El destinatario de servicios debe reportar la siguiente información del proveedor de servicios:

• Primer nombre, inicial del segundo nombre y apellido
• Número de Seguro Social
• Dirección
• Fecha de inicio del contrato (si no hay un contrato, la fecha de pagos equivalentes a $600 o más)
• Cantidad del contrato, incluidos los centavos (si aplica)
• Fecha de vencimiento del contrato (si aplica)
• Contrato en curso (marque la casilla si aplica)

Debe reportar la información al EDD en un plazo de 20 días calendario desde:

• La realización de pagos que sumen un total de $600 o más a un contratista independiente en cualquier año calendario; o
• La celebración de un contrato por $600 o más con un contratista independiente en cualquier año calendario, lo que ocurra antes.

Debe reportar cada contratista independiente una vez al año.

Por internet con e-Services for Business

• Presente el formulario titulado en inglés Report of Independent Contractor(s)(DE 542) en e-Services for Business. Para obtener información acerca de cómo reportar información de contratistas independientes por internet, consulte la página Preguntas frecuentes acerca de e-Services for Business o el formulario Electronic Filing Guide for the Independent Contractor Reporting Program (DE 542M) (PDF) (solamente en inglés).

Por correo postal o fax

• Presente el formulario Report of Independent Contractor(s)(DE 542) por alguna de las siguientes opciones:
  • Descargue un DE 542 para completar.
  • Solicite que se le envíe el formulario por correo postal a través de la página Formularios y publicaciones por internet.
  • Imprima de su computadora la información de su formulario DE 542 siguiendo las especificaciones para la impresión (solamente en inglés).
  • Puede crear su propio formulario con toda la información requerida.
  • Llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.
  • Visite la Oficina del Impuesto al Empleo más cercana a usted.

Envíe su DE 542 impreso a:

Employment Development Department
PO BOX 997350 MIC 96
Sacramento, CA 95899-7350

Envíe por fax su DE 542 impreso al: 1-916-319-4410.

Si no puede determinar cuándo los pagos totales realizados serán igual a o superarán los $600, puede estimar la cantidad de dólares del contrato. Debe marcar la casilla Ongoing del formulario Report of Independent Contractor(s) (DE 542). Si no hay una cantidad establecida del contrato, puede reportar cuándo los pagos totales en un año calendario equivalen o superan los $600 y marcar la casilla Ongoing.

Sí. Si la cantidad del contrato o la cantidad pagada incluye el costo de partes o materiales, ese costo debe incluirse para determinar si el proveedor de servicios ha recibido pagos de $600 o más.

Se aplica una multa de $24 por cada declaración que se presente tarde, salvo que esto se deba a una causa justificada.

Nota: Si hubo un acuerdo intencional entre el destinatario y el proveedor de los servicios de no brindar la información requerida o de brindar una declaración falsa o incompleta, se podría cobrar una multa de $490.

Su negocio tiene su sede en otro estado y no tiene sucursales en California. Su empresa se registró en una agencia estatal de California para que agentes de ventas independientes (IC) vendan sus productos en California. Debe informar estos IC al EDD puesto que prestan servicios para una un negocio cuya operación comercial genera ingresos en California y está sujeto a algunas leyes de California.

Ejemplo 1

Si su negocio tiene sede en California y su oficina de California contrata a un contratista independiente que vive y trabaja fuera del estado. Debe reportar este contratista al EDD ya que presta servicios para su operación comercial en California.

Ejemplo 2

Su negocio tiene sede en otro estado y tiene una sucursal en California que usa contratistas independientes. Estos contratistas independientes contratados a través de la sucursal de California se deben reportar.

Ejemplo 3

Su negocio tiene sede en otro estado y no tiene ninguna sucursal en California. Su negocio está registrado con una agencia del estado de California para tener agentes de ventas independientes (contratistas independientes) que vendan sus productos en California. Debe reportar estos agentes de ventas independientes al EDD, ya que realizan servicios para una operación comercial que genera ingresos en California y están sujetos a algunas de las leyes de California.

No. No hay acuerdos compartidos entre los estados para este fin.

No. Solamente se deben reportar proveedores de servicios que sean individuos que trabajen como contratistas independientes y sean propietarios únicos.

Por ley, debe obtener la siguiente información de sus proveedores de servicios que sean propietarios únicos:

• Nombre
• Inicial del segundo nombre
• Apellido
• Dirección
• Número de Seguro Social

Asegúrese de que sus proveedores de servicios completen el formulario titulado en inglés Request for Taxpayer Identification Number and Certification, Formulario W-9 actual.

No. El requisito de declaración aplica cuando usted contrata a un proveedor de servicios y este recibe $600 o más en un año. Para cumplir con este requisito, solamente necesita presentar una declaración una vez al año por cada proveedor de servicios.

No. Los destinatarios de servicios que no estén registrados con el EDD no tienen la obligación de registrarse y recibir un Número de Cuenta del Impuesto sobre la Nómina del Empleador de California solamente para declarar a los contratistas independientes que son proveedores de servicios. Los destinatarios de servicios no registrados completan el documento Report of Independent Contractor(s) (DE 542) con su número de Seguro Social o Número de Identificación Federal del Empleador.

Sí, un contrato puede ser escrito u oral. Siempre y cuando el contrato sea de $600 y el proveedor reciba $600 en un año, debe incluir al contratista independiente en su declaración.

Sí, debe reportar al trabajador como contratista independiente en el formulario Report of Independent Contractor(s) (DE 542).

Si los trabajadores están contratados como empleados, sus servicios no se deben reportar como contratistas independientes. Sin embargo, el negocio o entidad gubernamental podría estar obligado a reportar los empleados en el Registro de Nuevos Empleados (bajo la sección 1088.5 del Código del Seguro de Desempleo de California) si se cumplen los requisitos de esa sección.

Cuando un destinatario de servicios contrata a trabajadores que no son empleados y tiene la obligación de proporcionarles a los trabajadores un Formulario 1099-NEC o 1099-MISC, el destinatario de servicios debe reportar a los trabajadores (proveedores de servicios) como contratistas independientes (bajo las disposiciones de la sección 1088.8 del Código del Seguro de Desempleo de California).

Sí, deben reportar a los contratistas independientes.

Consulte: Sección 1.6041-1(b), título 26 del Código de Regulaciones Federales. El término "comercio o negocio" incluye a las iglesias y organizaciones sin fines de lucro.

Consulte la información legislativa de California para encontrar el Código del Seguro de Desempleo (UIC).

Aparecerá la tabla de contenidos del UIC de California; seleccione el enlace titulado en inglés Division 1; las secciones del código están agrupadas en orden numérico en la parte derecha de la página. Baje hasta las secciones “1085-1098”, seleccione el enlace y luego baje hasta la 1088.8.