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Empleadores de trabajadores domésticos

Si usted paga salarios a personas que trabajan en su hogar o alrededor de él, es posible que se le considere un empleador de trabajadores domésticos. Consulte la siguiente tabla para ver una lista de trabajadores y determinar si se consideran empleados domésticos. Un empleado doméstico puede prestar sus servicios a tiempo parcial o de manera temporal.

¿Quién se considera un empleado doméstico?

  • Cuidadores de niños (babysitter)
  • Mayordomos
  • Cuidadores
  • Choferes
  • Cocineros
  • Tripulaciones de yates privados
  • Jardineros
  • Institutrices/Institutores
  • Trabajadores de atención médica domiciliaria
  • Amos de llave
  • Conserjes
  • Trabajadores a cargo de la lavandería
  • Trabajadores domésticos (maids)
  • Pilotos de aviones privados para uso familiar
  • Personas encargadas del mantenimiento de piscinas
  • Aparcacoches (valets)
  • Camareros/Camareras
  • Carpinteros
  • Electricistas
  • Bibliotecarios
  • Músicos
  • Enfermeros contratados temporalmente de un registro de enfermería
  • Pintores
  • Plomeros
  • Secretarios privados
  • Tutores
  • Trabajadores contratados temporalmente de un servicio de empleados temporales
  • Trabajadores proporcionados por negocios independientes (p. ej., servicio de conserjería, servicio de comida [catering], servicio de jardinería o servicio de mantenimiento de piscinas)

Anuales:

  • Declaran salarios trimestralmente y pagan impuestos anualmente.
  • Pagan salarios a trabajadores domésticos de $20,000 o menos anualmente y eligen ser empleadores de trabajadores domésticos anuales.

Trimestrales:

  • Declaran salarios trimestralmente y pagan impuestos trimestralmente.
  • Pagan salarios a trabajadores domésticos que exceden los $20,000 anualmente o pagan salarios a trabajadores domésticos de $20,000 o menos anualmente, y no eligen ser empleadores de trabajadores domésticos anuales.

La cantidad de salarios que paga en un trimestre calendario determinará los impuestos sobre la nómina que debe retener y pagar.

Si paga (en un trimestre)

Entonces

De $750 a $999.99*

Retiene el Seguro Estatal de Incapacidad (SDI).

$1,000 o más**

Retiene el SDI. Además, paga el Seguro de Desempleo (UI) y el Impuesto de Entrenamiento Laboral (ETT).

*Si los salarios son menores de $750 en un trimestre posterior, debe continuar reteniendo el SDI de los salarios de sus empleados durante el resto del año en curso y durante el siguiente año calendario.

**Si los salarios son menores de $1,000 en un trimestre posterior, debe continuar reteniendo el SDI de los salarios de sus empleados y pagar el UI y ETT durante el resto del año en curso y durante el siguiente año calendario.

Los empleadores de trabajadores domésticos no tienen la obligación de retener el Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT); sin embargo, deben declarar salarios sujetos al PIT por cada empleado doméstico. Si un empleado doméstico desea que se le retenga el PIT de sus salarios y usted acepta hacerlo, debe declarar y enviar el PIT retenido al EDD. Los esquemas de retenciones de California están disponibles por internet.

Si usted es un empleador de trabajadores domésticos debe declarar cuando emplea a una persona o más y paga salarios en efectivo de $750 o más en un trimestre calendario. Los salarios en efectivo incluyen tanto cheques como efectivo. No incluya salarios que no sean en efectivo, como comidas y alojamiento, para calcular si ha alcanzado los $750 de salarios en efectivo.

Debe registrarse con el EDD en un plazo de 15 días después de haber pagado al menos $750 en salarios en efectivo totales. Regístrese por internet con e-Services for Business.

Los siguientes ejemplos le ayudarán a determinar cuándo debe registrarse con el EDD y comenzar a pagar impuestos sobre la nómina:

Salarios en efectivo

Comidas y alojamiento

¿Debo registrarme?

$700

$149

No, no tiene la obligación de registrarse, declarar salarios de empleados ni retener o pagar impuestos sobre la nómina de California porque no ha alcanzado el límite de salarios en efectivo de $750 en un trimestre (el valor de comidas y alojamiento no se incluye en el límite de salarios en efectivo de $750).

$750

$75

Sí, debe registrarse, declarar salarios de empleados y retener el Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) sobre los $825 totales. Sin embargo, no debe pagar el Seguro de Desempleo (UI) ni el Impuesto de Entrenamiento Laboral (ETT) porque no ha alcanzado el límite de salarios en efectivo de $1,000 en un trimestre.

$900

$150

Sí, debe registrarse, declarar salarios de empleados y retener el SDI sobre los $1,050 totales. Sin embargo, no tiene la obligación de pagar el UI y ETT porque no ha alcanzado el límite de salarios en efectivo de $1,000 en un trimestre (el valor de comidas y alojamiento no se incluye en el límite de salarios en efectivo de $1,000).

$1,000

$100

Sí, debe registrarse, declarar salarios de empleados, pagar el UI y ETT y retener el SDI sobre los $1,100 totales.

Use e-Services for Business para registrarse y obtener su número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador. Es rápidofácil y seguro, y está disponible en todo momento.

1. Cree un nombre de usuario y una contraseña.

  • Vaya a e-Services for Business.
  • Seleccione Enroll.
  • Ingrese la información requerida y seleccione Continue.
  • Elija sus preguntas de seguridad y responda cada pregunta, luego seleccione Continue.
  • Revise el resumen de registración e imprima una copia para sus registros, luego seleccione Submit.
  • Seleccione el enlace de verificación en el correo electrónico que el EDD le envía para completar el proceso de registro. 

Importante: Si no verifica su dirección de correo electrónico dentro de las 24 horas, tendrá que reiniciar el proceso de registro.

2. Ingrese a e-Services for Business.

  • Seleccione New Employer, luego seleccione Next. 
  • Seleccione Register for Employer Payroll Tax Account Number.
  • Complete y presente la solicitud de registro por internet.
  • Seleccione Submit.

Este proceso creará un número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador.

Si ya se ha registrado por internet, no use este método alternativo.

Complete el formulario de registro titulado en inglés Employers of Household Workers Registration and Update Form (DE 1HW) (PDF). Los empleadores de trabajadores domésticos anuales también deben completar el formulario titulado en inglés Employer of Household Worker Election Notice (DE 89) (PDF) si la elección se realiza después de presentar el DE 1HW. Envíe por correo postal o fax su formulario de registro completado a la siguiente dirección o número de fax:

Por correo postal:
Employment Development Department
Account Services Group, MIC 28
PO Box 826880
Sacramento CA 94280-0001

Por fax: 1-916-654-9211

Nota: El trámite del registro por correo postal puede tardar entre 10 y 14 días.

Todos los empleadores deben presentar sus declaraciones del impuesto al empleo, informes de salarios y depósitos del impuesto sobre la nómina de manera electrónica al EDD. Puede utilizar e-Services for Business para cumplir con el mandato de e-file and e-pay. Es una plataforma rápida, fácil y segura para presentar reportes, hacer pagos y administrar las cuentas del impuesto sobre la nómina del empleador por internet. Para obtener más información y conocer los métodos aprobados de presentación y pago electrónico, visite Mandato de e-file and e-pay para empleadores.

Empleadores de trabajadores domésticos trimestrales

Los empleadores de trabajadores domésticos trimestrales deben presentar los documentos titulados en inglés Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9)Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C) cada trimestre y presentar los depósitos del impuesto sobre la nómina electrónicamente.

Empleadores de trabajadores domésticos anuales

Los empleadores de trabajadores domésticos anuales deben presentar los documentos titulados en inglés Employer of Household Worker(s) Quarterly Report of Wages and Withholding (DE 3BHW) cada trimestre y el Employer of Household Worker(s) Annual Payroll Tax Return (DE 3HW) anualmente.

DE 3BHW

El DE 3BHW se usa para declarar salarios trimestrales de empleados sujetos al Seguro de Desempleo (UI), al Impuesto de Entrenamiento Laboral (ETT), al Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) y al Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT). Si se retiene el PIT, esa cantidad también se declara en este formulario. Si bien los impuestos se pagan una sola vez al año, los salarios se deben declarar cada trimestre de acuerdo con la ley estatal. Por cada trimestre que no pague salarios, igual debe presentar la declaración.

DE 3HW

El DE 3HW es utilizado por los empleadores de trabajadores domésticos que eligen pagar impuestos anualmente. Este formulario se utiliza para enviar la cantidad retenida del UI, ETT y SDI al EDD. Si se retiene el PIT, esa cantidad también se envía al EDD en este formulario. Si sus salarios acumulados totales exceden los $20,000 durante el año, debe notificar inmediatamente al EDD que necesita cambiar su estatus a un empleador de trabajadores domésticos trimestral.

Formato de la declaración trimestral para formularios y depósitos

Muchos formularios del EDD requieren que especifique el trimestre en la declaración y/o depósito. El formato de la fecha utilizado en los formularios de declaración y/o depósito son los últimos 2 dígitos del año y luego un dígito que represente cada trimestre. Ingresar un formato incorrecto puede causar demoras, multas, intereses y/o la aplicación incorrecta de fondos.

Por ejemplo, si está presentando documentos en 2022:

  • El primer trimestre de 2022 se ingresa como 221, que es 22 por 2022 y 1 por el primer trimestre.
  • Los trimestres subsiguientes serían 222, 223 y 224.

Para conocer las fechas de vencimiento, visite el Calendario de los impuestos sobre la nómina.

Para que los formularios electrónicos se consideren presentados a tiempo, se deben presentar en la fecha de vencimiento o antes. La fecha del sello postal de los formularios impresos debe ser la fecha de vencimiento o anterior.

Se cobrará una multa e intereses en las declaraciones que se presenten con demora. Para más información, visite la página de tasas de interés.

Nota: Si no pagó ningún salario durante un trimestre, igual se le considera un empleador y debe firmar y presentar el DE 9C y DE 9 para empleadores trimestrales y el DE 3BHW para empleadores anuales. Marque la casilla No Payroll en el Item B, y luego firme y envíe por correo postal la declaración. Si no espera pagar salarios dentro del próximo año, complete el formulario titulado en inglés Commercial Employer Account Registration and Update Form (DE 1) (PDF).

¿Sigue teniendo preguntas? Obtenga información adicional a través de nuestros seminarios gratuitos acerca de los impuestos sobre la nómina o el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.

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Use e-Services for Business para administrar su cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador en línea.

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Comuníquese con nosotros

Si tiene preguntas, comuníquese con las oficinas de impuestos sobre la nómina. También puede contactar con el Centro de Asistencia al Contribuyente llamando al 1-888-745-3886 o visitar la oficina del impuesto al empleo más cercana.