Recursos para nuevos empleadores

Como nuevo empleador, seguir los siguientes pasos le asegura cumplir con su reporte de empleador y con sus obligaciones de pago de impuestos. Consulte los recursos y la información sobre cómo presentar de manera electrónica sus declaraciones de impuestos sobre el empleo, reportes de salarios y depósitos de impuestos sobre la nómina.

Paso 1

Usted es un empleador sujeto a impuestos si paga salarios por empleo a una o más personas por más de $100 durante cualquier año calendario.

Nota: Si usted paga salarios a personas que trabajan dentro o alrededor de su casa, puede ser considerado un empleador doméstico. Consulte el formulario en inglés Household Employer’s Guide (DE 8829) (PDF).

Paso 2

Para obtener un número de cuenta de impuestos sobre la nómina de empleador por parte del EDD, regístrese en línea a través de e-Services for Business. Debe registrarse en el EDD en un plazo de 15 días a partir de que se ha convertido en un empleador sujeto a impuestos. Un empleador comercial es un negocio relacionado con el comercio que opera principalmente para obtener ganancias. Nosotros le asignaremos un número de cuenta de impuestos sobre la nómina de empleador de ocho dígitos para identificar su negocio cuando reporte y pague impuestos sobre la nómina. Incluya su número de cuenta de impuestos sobre la nómina de empleador en todos los depósitos, declaraciones de impuestos y en la correspondencia que nos envíe. Para obtener información adicional y conocer opciones de registro, consulte la página 7 de la California Employer’s Guide (DE 44) (PDF), solamente disponible en inglés.

Paso 3

Reporte nuevos empleados utilizando el formulario en línea Report of New Employee(s) (DE 34) (PDF), solamente disponible en inglés, a través de e-Services for Business en un plazo de 20 días a partir de la fecha de inicio de trabajo de sus empleados. Todos los empleados contratados recientemente, los que fueron contratados nuevamente después de una separación de su trabajo de al menos 60 días consecutivos, lo mismo que aquellos que regresan a su trabajo después de una suspensión o descanso, un permiso para ausentarse del trabajo sin goce de sueldo o un despido, deben ser reportados. Si usted adquiere un negocio ya existente y les da empleo a trabajadores del dueño anterior, éstos se consideran como nuevos contratados, y debe reportarlos en el Registro de Nuevos Empleados de California del EDD. Para obtener información adicional y conocer métodos disponibles para reportar a nuevos empleados, consulte la página 53 de la California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).

• Reporte información sobre contratistas independientes utilizando el formulario en línea Report of New Employee(s) (DE 34), a través de e-Services for Business, en un plazo de 20 días, ya sea a partir de haberle pagado a un contratista independiente $600 o más por sus servicios prestados, o de haber firmado un contrato por $600 o más, lo que ocurra primero. La información sobre contratistas independientes debe ser reportada al EDD. Para obtener información adicional y conocer métodos disponibles para reportar a contratistas independientes, consulte la página 55 de la California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).
• Proporcione folletos y hojas de información a sus empleados en los que se expliquen las retenciones fiscales a empleados, el Seguro de Desempleo (UI), el Seguro de Incapacidad (DI) y el Permiso Familiar Pagado (PFL). Para obtener información adicional sobre folletos y hojas de información para empleados, consulte la página 72 de la California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).
• Coloque un anuncio para empleados con información sobre beneficios y solicitudes de UI, DI y PFL. Este anuncio debe ser colocado en una ubicación que lo haga fácilmente visible para sus empleados. El anuncio apropiado que usted debe dar a conocer se le enviará después de que se registre. Para obtener información adicional sobre anuncios para empleados, consulte la página 72 de la California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).

Paso 4

A través de e-Services for Business, haga sus depósitos de impuestos sobre la nómina utilizando el formulario en inglés Payroll Tax Deposits (DE 88) para pagar el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT, por sus siglas en inglés), el Impuesto sobre el Salario Personal de California (PIT, por sus siglas en inglés), y los impuestos del UI y del Seguro Estatal de Incapacidad (SDI, por sus siglas en inglés). Las fechas límite para el depósito de sus retenciones del SDI y del PIT se basan en su calendario de depósitos federal y la cantidad acumulada del PIT que usted haya retenido. Sus pagos del UI y del ETT tienen que hacerse cada tres meses. Para obtener información adicional sobre requisitos de depósito, consulte las páginas 58 y 59 de la California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).

Paso 5

Para hacer coincidir los impuestos y las cantidades de retención con sus depósitos reportados en el formulario DE 88 cada tres meses, presente en línea, a través de e-Services for Business, el formulario Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9), solamente disponible en inglés. También, presente el formulario Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C) para reportar el total de salarios sujetos a impuestos que haya pagado, salarios PIT y retención del PIT por cada empleado cada trimestre.

Las fechas límite para presentar estos reportes son 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio y 1 de octubre cada año. Estos reportes deben ser enviados incluso si usted no tiene pagos de nómina durante un trimestre calendario. Para obtener información adicional y conocer opciones disponibles de presentación de documentos, consulte las páginas 62 y 63 de la California Employer’s Guide (DE 44) (PDF).

No completar a tiempo los pasos arriba descritos podría resultar en una multa o en cargos de intereses. La ley (AB) 1245 obliga a todos los empleadores a enviar de manera electrónica sus declaraciones de impuestos sobre el empleo, reportes de salarios y depósitos de impuestos sobre la nómina. Para obtener información sobre los requerimientos del reporte de impuestos sobre el empleo federales, visite la página del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), o comuníquese con el IRS al 1-800-829-4933.

Paso 6

Los empleadores de California están obligados por ley a tener seguro de compensación para trabajadores (Worker’s Compensation). Para obtener más información, visite la página del Departamento de Relaciones Industriales.

• California Employer’s Guide (DE 44) (PDF) (en inglés)
• Household Employer’s Guide (DE 8829) (PDF) (en inglés)
• Para su beneficio. Programas del estado de California para las personas desempleadas (DE 2320/S) (PDF)
• Folleto sobre el Seguro de Incapacidad (DE 2515/S) (PDF)
• e-Services for Business. Presentar declaraciones de impuestos y pagos por internet (DE 159/S) (PDF)
• Notificación para los empleados (DE 1858/S) (PDF)
• Folleto sobre la cobertura electiva del Seguro de Incapacidad (DE 2565/S) (PDF)
• Notice To Employees - Unemployment Insurance Benefits (DE 1857D)(PDF) (en inglés)
• California Employer Advisory Council Marketing Brochure (DE 8144) (PDF) (en inglés)
• Employer Welcome Letter (DE 465) (PDF) (en inglés)
• Employer of Household Worker Election Notice (DE 89) (PDF) (en inglés)
• Notificación para empleados (DE 1857A/S) (PDF)
• ¡Permita que el Departamento del Desarrollo del Empleo le ayude! (DE 573/S) (PDF)
• Derechos de los empleadores (DE 195/S) (PDF)
• Hoja de Información. Mandato sobre e-file y e-para empleadores (DE 231EM/S) (PDF)
• Hoja de Información. Empleo (DE 231/S) (PDF)
• Information Sheet: Wages (DE 231A) (PDF) (en inglés)
• Hoja de Información. Empleo doméstico (DE 231L/S) (PDF)
• Information Sheet: Elective Coverage for Employers and Self-Employed Individuals (DE 231EC) (PDF) (en inglés)
• Fact Sheet – Payroll Taxes (DE 8714E) (PDF) (en inglés)

Los siguientes formularios, solamente disponibles en inglés, se pueden presentar en línea a través de e-Services for Business:

• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9) (PDF)
• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C) (PDF)
• Payroll Tax Deposit (DE 88) (PDF)
• Employer of Household Worker(s) Quarterly Report of Wages and Withholdings (DE 3BHW) (PDF)
• Employer of Household Worker(s) Annual Payroll Tax Return (DE 3HW) (PDF)
• Report of New Employee(s) (DE 34) (PDF)
• Report of Independent Contractor(s) (DE 542) (PDF)

• ¿Qué son los impuestos sobre la nómina estatales?
• Reporting Requirements (en inglés)
• Opciones para la presentación de declaraciones y el pago de impuestos 
• e-Services for Business
• Tasas de contribución, esquemas de retenciones y valores de comidas y alojamiento
• Seminarios sobre impuestos de nómina
• Condición de empleo
• Cómo corregir reportes, declaraciones o depósitos anteriores
• Determine los salarios sujetos a impuestos y calcule los impuestos debidos