Registro de Nuevos Empleados de California

Todos los empleadores de California deben reportar todos sus empleados nuevos o recontratados que trabajen en California al Registro de Nuevos Empleados en un plazo de 20 días desde su fecha de inicio de trabajo, que es su primer día de trabajo. Cualquier empleado recontratado después de una desvinculación de un mínimo de 60 días consecutivos también se debe reportar dentro de un plazo de 20 días. Los empleadores que presentan sus reportes de manera electrónica a través de e-Services for Business deben presentar dos reportes por mes, con más de 12 días pero menos de 16 días de diferencia.

Si no hay ningún empleado nuevo o recontratado, no se debe presentar ningún reporte.

La ley exige que reporte lo siguiente:

Los empleadores deben reportar:

• El número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de California.
• El código de sucursal (solamente si al empleador se le asignó un código de sucursal).
• El número de identificación federal del empleador.
• El nombre y la dirección del negocio.
• La persona de contacto y su número de teléfono.

Los empleados deben proporcionar su:

• Primer nombre, inicial del segundo nombre y apellido.
• Número de Seguro Social.
• Domicilio particular.
• Fecha de inicio de trabajo.

Por internet

Use e-Services for Business para presentar un reporte de nuevos empleados (formulario DE 34).

Presente un reporte impreso de nuevos empleados por correo postal o fax mediante alguna de las siguientes opciones:

• Descargue un formulario DE 34 para completar.
• Solicite el formulario DE 34 de nuestra página de Online Forms and Publications (inglés).
• Consulte nuestras especificaciones de impresión para utilizar formularios alternativos generados por computadora o láser.
• Llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 para obtener un formulario.
• Visite la Oficina del Impuesto al Empleo más cercana a usted para recoger un formulario.
• Cree su propio formulario con toda la información requerida.

Si presenta una copia del formulario W-4 del empleado, también debe agregar:

• La fecha de inicio de trabajo del empleado.
• Su Número de Cuenta del Impuesto sobre la Nómina del Empleador de California.
• Su número de Identificación Federal del Empleador (FEIN).

Por correo postal

Envíe por correo postal o fax su formulario DE 34 a:

Employment Development Department
PO BOX 997016 MIC 96
West Sacramento, CA 95799-7016

Por fax

Envíe su formulario por fax al 1-916-319-4400.

Recursos adicionales

• Preguntas frecuentes acerca de e-Services for Business
• Electronic Filing Guide for New Employee Registry (DE 340) (en inglés)

Los empleadores que contraten empleados en más de un estado pueden optar por reportar de forma electrónica todos los empleados recién contratados en solamente uno de los estados en los que tengan empleados. Los empleadores multiestatales que decidan presentar reportes en un solo estado deben informar a la Oficina de Cumplimiento de la Pensión Alimenticia del Departamento de Salud y Servicios Humanos.

Si los empleadores no reportan la contratación o recontratación de un empleado en el plazo requerido, se les podría cobrar una multa de $24 por cada empleado no reportado.

Nota: Se cobrará una multa de $490 si el empleador no presenta reportes por acuerdo intencional entre el empleador y el empleado de no brindar la información requerida o de presentar un reporte falso o incompleto.

Para más información, consulte los siguientes documentos:

• Preguntas frecuentes acerca del Registro de Nuevos Empleados de California
• Electronic Filing Guide for New Employee Registry (DE 340) (solamente en inglés).

Información de contacto

Para obtener ayuda, llámenos al 1-916-657-0529, de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m., hora del Pacífico, o llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.