Preguntas frecuentes: Impuestos al empleo federales/estatales – Transmisiones de datos en lote

Este programa es para los agentes de nómina y las personas que hacen presentaciones en grandes cantidades o en lote. Es una transmisión de datos de aplicación a aplicación, completamente automatizada, sin intervención manual. Los transmisores usan los servicios de un proveedor autorizado o pueden programar su propia aplicación.

Para conocer los antecedentes completos del programa FSET, consulte el documento Federal/State Employment Taxes (FSET) Implementation Guide (DE 545) (PDF) (solamente en inglés). La guía brinda información, orientación y ejemplos necesarios para la inscripción, prueba e implementación.

La aplicación del FSET le permite enviar los siguientes reportes (solamente disponibles en inglés):

• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9)
• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C)
• Payroll Tax Deposit (DE 88)
• Quarterly Contribution Return (DE 3D)
• Report of New Employee(s) (DE 34)
• Report of Independent Contractor(s) (DE 542) 

Los proveedores de servicios de nómina pueden presentar archivos de intercambio e inscripción de datos para:

• Recuperar las tasas de impuestos de sus clientes
• Verificar los números de las cuentas del impuesto sobre la nómina de sus clientes
• Notificar al EDD cuando adquieran un cliente o dejen de representarlo

Nota: El programa FSET fue elaborado por el IRS, varios estados y proveedores de aplicaciones para crear un formato estándar para presentar información federal y estatal del impuesto al empleo. Las declaraciones de impuestos se envían al EDD a través de servicios web.

El programa FSET está abierto a desarrolladores de software, transmisores y proveedores de servicios de nómina que actúen como agentes informadores. También está abierto a los empleadores que quieran crear su propio software. Para más información, consulte el documento Federal/State Employment Taxes (FSET) Implementation Guide (DE 545) (PDF) (solamente en inglés). Esta guía brinda información, orientación y ejemplos necesarios para la inscripción, prueba e implementación.

Los negocios contribuyentes individuales que quieran hacer presentaciones de datos en lote pueden elegir usar los servicios de un proveedor de servicios de nómina participante o un transmisor de los que aparecen en la lista de proveedores aprobados de FSET.

El programa FSET tiene los siguientes beneficios:

• Menor tiempo de trámite y respuesta
• Transmisión segura por internet
• Ningún costo de envío
• Reportes precisos
• Oportunidad para corregir errores
• Disponibilidad las 24 horas, a excepción de los periodos de mantenimiento

El programa FSET está disponible las 24 horas del día, excepto los siguientes periodos de mantenimiento:

• Todos los viernes de 6 p.m. a 1 a.m., hora del Pacífico
• El tercer domingo de cada mes de 6 a.m. a 3 p.m., hora del Pacífico

Si su organización desarrolla su propio software, su transmisión de archivos al EDD será sin costo.

Si utiliza los servicios de un servicio de nómina o transmisor, deberá comprar un software o contratar servicios. Puede consultar la lista de proveedores aprobados del FSET para más información.

El programa FSET tramita grandes volúmenes de datos de impuestos de múltiples archivos. Para mejores resultados, no envíe más de 10,000 declaraciones de empleador por transmisión de datos en lote.

Si ya participa en el programa FSET y usa los servicios de un proveedor de software, servicio de nómina o transmisor, comuníquese con ellos directamente.

Si está creando su propia aplicación de software de FSET, usted puede:

• Enviar preguntas a la Oficina de Impuestos de FSET
• Comunicarse con nuestro servicio de ayuda de FSET, de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m., hora del Pacífico, al 1-866-592-1651

Comuníquese con nuestro Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 si tiene preguntas acerca de alguno de los siguientes documentos ya presentados o enviados:

• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9)
• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C)

Comuníquese con nuestro Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 si tiene preguntas sobre una declaración enviada anteriormente:

Solamente en inglés:

• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9).
• Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C).
• Quarterly Contribution Return (DE 3D).
• Payroll Tax Deposit (DE 88).

La prueba de certificación consiste en hacer múltiples escenarios de prueba para garantizar que el sistema esté configurado correctamente y que los reconocimientos (ACK1 y ACK2) se envíen y recuperen correctamente.

Para más información, consulte el documento Federal/State Employment Taxes Implementation Guide (DE 545) (PDF) (solamente en inglés).

Nota: Nuestro personal trabajará con los clientes durante este proceso para ayudar a resolver problemas con los datos y transmisiones.

Sí, usar el programa FSET cumple con este requisito.

El código de plan de salarios muestra los tipos de cobertura de beneficios que los empleados tienen para su Seguro de Desempleo y Seguro de Incapacidad, y está conectado con su número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador. Este es un elemento necesario para cada empleado en el DE 9C.

Para más información, consulte el Apéndice T del documentoFederal/State Employment Taxes (FSET) Implementation Guide (DE 545) (PDF) (solamente en inglés).

• DE 9 - Incluya la etiqueta NoPayrollAnnualElect con el valor “X”.
• DE 9C - Incluya la etiqueta NoPayrollElect con el valor “X”.

Por internet

No puede presentar una declaración DE 9 o DE 9C modificada mediante el FSET. Puede usar e-Services for Business para ajustar una declaración de impuestos o reporte de salarios ya presentado.

Para más información, consulte el tutorial titulado Adjust a Tax Return or Wage Report (YouTube) (solamente en inglés).

Por correo postal

Puede completar y enviar por correo postal el formulario Quarterly Contribution and Wage Adjustment Form (DE 9ADJ) (PDF) a:

Employment Development Department
PO Box 989073
West Sacramento, CA 95798-9073

Los archivos de cada transmisión se validan y se genera un acuse de recibo (ACK2) por cada archivo. Si se rechaza el archivo, el estado del archivo aparecerá como “R” en el ACK2. Es responsabilidad del transmisor corregir los errores de los archivos rechazados y volverlos a transmitir. El ACK2 que corresponda incluirá un mensaje de error por cada error en el archivo. Para obtener una lista completa de los mensajes de error, consulte los apéndices J a Q de la Federal/State Employment Taxes Implementation Guide (DE 545) (PDF) (solamente en inglés). Si no hay errores en el archivo, el ACK2 no incluirá ningún mensaje de error y se procesará el archivo.

El EDD se reserva el derecho de suspender a cualquier participante que no cumpla con los requisitos, especificaciones y procedimientos del FSET detallados en el documento Federal/State Employment Taxes (FSET) Implementation Guide (DE 545) (PDF)  (solamente en inglés) o cualquier regla administrativa correspondiente. Esto también se aplica a cualquier participante que no transmita declaraciones correctas de manera consistente.

Si se suspende al participante, se le notificará de los requisitos para su restablecimiento en el programa.

Consulte la edición actual del documento California Employer’s Guide (DE 44) (PDF) (solamente en inglés) para conocer las fechas límite y de liquidación para los pagos del DE 9, DE 9C y DE 88.

Si ha seleccionado hacer los pagos del DE 88 mediante el FSET y tiene un bloqueo del método de débito ACH en su cuenta bancaria, debe informar a su banco de nuestro número de identificación de empresa (company identification number) para evitar que se rechace su pago de impuestos. El número de identificación de empresa es un número de 10 dígitos utilizado para identificar al originador de la transacción.

Nuestro número de identificación de empresa es: 2282533055

El Protocolo de Transferencia de Archivos (File Transfer Protocol, o FTP) se utiliza solamente para enviar y recuperar archivos. Los servicios web pueden devolver acuses de recibo y errores y nos permiten interactuar con nuestros transmisores. Esto les permite a los transmisores corregir sus declaraciones, en muchos casos sin una intervención manual.

Un transmisor de datos en lote puede usar el esquema de FSET versión 4.3 para el intercambio de datos para solicitar de manera electrónica tasas o números de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador.

Consulte el documento Federal/State Employment Taxes (FSET) Implementation Guide (DE 545) (PDF) (solamente en inglés).