California's New Employee Registry

As an employer, you play a vital role in the success of California’s New Employee Registry.

A New Hire Reporting Program

As an employer, you have a vital role in the success of California’s New Employee Registry.

Under the New Employee Registry program:

  • Employers report their newly hired employees to the New Employee Registry. California matches new hire reports against child support records to help fine parents to set wage withholding orders or enforce existing orders.
  • The information is also sent to the National Directory of New Hires to find late payments in other states. Nearly 30 percent of child support cases involve parents who do not live in the same state as their children.

California law defines a person as a rehire if both:

  • The employer and employee relationship ended.
  • The returning person had been separated from that same employer for at least 60 consecutive days.

Employers are required by law to report all newly hired or rehired employees to the New Employee Registry (NER) within 20 days of their start-of-work date. The start-of-work date is the first day services were performed for wages.

Todos los empleadores de California deben reportar todos sus empleados nuevos o recontratados que trabajen en California al Registro de Nuevos Empleados en un plazo de 20 días desde su fecha de inicio de trabajo, que es su primer día de trabajo. Cualquier empleado recontratado después de una desvinculación de un mínimo de 60 días consecutivos también se debe reportar dentro de un plazo de 20 días. Los empleadores que presentan sus reportes de manera electrónica a través de e-Services for Business deben presentar dos reportes por mes, con más de 12 días pero menos de 16 días de diferencia.

Si no hay ningún empleado nuevo o recontratado, no se debe presentar ningún reporte.

La ley exige que reporte lo siguiente:

Los empleadores deben reportar:

  • El número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de California.
  • El código de sucursal (solamente si al empleador se le asignó un código de sucursal).
  • El número de identificación federal del empleador.
  • El nombre y la dirección del negocio.
  • La persona de contacto y su número de teléfono.

Los empleados deben proporcionar su:

  • Primer nombre, inicial del segundo nombre y apellido.
  • Número de Seguro Social.
  • Domicilio particular.
  • Fecha de inicio de trabajo.

Por internet

Use e-Services for Business para presentar un reporte de nuevos empleados (formulario DE 34).

Presente un reporte impreso de nuevos empleados por correo postal o fax mediante alguna de las siguientes opciones:

  • Descargue un formulario DE 34 para completar.
  • Solicite el formulario DE 34 de nuestra página de Online Forms and Publications (inglés).
  • Consulte nuestras especificaciones de impresión para utilizar formularios alternativos generados por computadora o láser.
  • Llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 para obtener un formulario.
  • Visite la Oficina del Impuesto al Empleo más cercana a usted para recoger un formulario.
  • Cree su propio formulario con toda la información requerida.

Si presenta una copia del formulario W-4 del empleado, también debe agregar:

  • La fecha de inicio de trabajo del empleado.
  • Su Número de Cuenta del Impuesto sobre la Nómina del Empleador de California.
  • Su número de Identificación Federal del Empleador (FEIN).

Por correo postal

Envíe por correo postal o fax su formulario DE 34 a:

Employment Development Department
PO BOX 997016 MIC 96
West Sacramento, CA 95799-7016

Por fax

Envíe su formulario por fax al 1-916-319-4400.

Recursos adicionales

Los empleadores que contraten empleados en más de un estado pueden optar por reportar de forma electrónica todos los empleados recién contratados en solamente uno de los estados en los que tengan empleados. Los empleadores multiestatales que decidan presentar reportes en un solo estado deben informar a la Oficina de Cumplimiento de la Pensión Alimenticia del Departamento de Salud y Servicios Humanos.

Si los empleadores no reportan la contratación o recontratación de un empleado en el plazo requerido, se les podría cobrar una multa de $24 por cada empleado no reportado.

Nota: Se cobrará una multa de $490 si el empleador no presenta reportes por acuerdo intencional entre el empleador y el empleado de no brindar la información requerida o de presentar un reporte falso o incompleto.

Para más información, consulte los siguientes documentos:

Información de contacto

Para obtener ayuda, llámenos al 1-916-657-0529, de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m., hora del Pacífico, o llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.

e-Services for Business

Utilice e-Services for Business para administrar en línea su cuenta de impuestos sobre la nómina de empleador.

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Comuníquese con nosotros

Si tiene preguntas, comuníquese con las oficinas de impuestos sobre la nómina. También puede comunicarse con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 o visitar la Oficina de Impuestos sobre el Empleo local.

Otros recursos