How to Correct a Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9) or Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C)

All employers are required to electronically submit employment tax returns, wage reports, and payroll tax deposits to the Employment Development Department. You can use e-Services for Business to comply with the e-file and e-pay mandate. For more information and approved electronic filing and payment methods, visit E-file and E-pay Mandate for Employers.

Most employers, including quarterly household employers, are required to file the DE 9 and DE 9C. These reports can be corrected by filing the appropriate adjustment request through e-Services for Business even if the DE 9 and/or DE 9C was filed using a paper form. 

Refer to the following e-Services tutorials/guide for guidance on how to enroll, file returns, reports, and payments as well as how to file adjustments on e-Services for business:

Adjustments on e-Services for Business

If filing adjustments to a previously filed DE 9 or DE 9C through e-Services for Business, use the table below to determine which return or report needs to be corrected for each type of adjustment. Refer to How to Adjust a previously filed DE 9 on e-Services for Business and/or How to Adjust a previously filed DE 9C on e-Services for Business below this table for step-by-step instructions on how to complete the adjustments to the tax return and/or wage report.

Type of Adjustment How to Make Adjustment
Reported incorrect UI, ETT, SDI, and/or PIT information on a previously filed DE 9.
  • Access the previously filed DE 9 (tax return) for the quarter and adjust the previously reported amounts. If an amount was overpaid, claim the amount overpaid in the Total Taxes Due or Overpaid field of your DE 9ADJ.
  • If taxes are due, select Make a Payment from the confirmation screen to pay the additional tax amount plus penalty and interest. The penalty amount is 15% of the portion of the payment that is late (penalty is 10% for periods prior to 3rd quarter 2014).
Did not report employee(s) on a previously filed DE 9 and DE 9C.
  • Access the previously filed DE 9 for the quarter and adjust the previously reported amounts.
  • If taxes are due, select Make a Payment from the confirmation screen or period to pay the additional tax amount plus penalty and interest. The penalty amount is 15% of the portion of the payment that is late (penalty is 10% for periods prior to 3rd quarter 2014).
  • Access the previously filed DE 9C for the quarter and adjust the previously reported amounts.

    Adding an employee requires one entry for each employee in the Wage Information step of the wage report as follows:

    Enter the unreported employee's Social Security Number (SSN), first name, middle initial (M.I.), last name, total Subject Wages, PIT wages, PIT withheld, and select the wage plan code.
Reported employee(s) on a previously filed DE 9 and DE 9C in error.
  • Access the previously filed DE 9 for the quarter and adjust the previously reported amounts. If an amount was overpaid, claim the amount overpaid in the Total Taxes Due or Overpaid field of your DE 9ADJ.
  • If taxes are due, select Make a Payment from the confirmation screen or period to pay the additional tax amount plus penalty and interest. The penalty amount is 15% of the portion of the payment that is late (penalty is 10% for periods prior to 3rd quarter 2014).
  • Access the previously filed DE 9C for the quarter and adjust the previously reported amounts.

    Removing an employee previously reported in error requires one entry for each employee in the Wage Information step of the wage report as follows:

    Enter employee's SSN, first name, middle initial, last name, enter zero (0.00) for total subject wages, zero (0.00) for PIT wages, zero (0.00) for PIT withheld, and select the wage plan code.

    If the employee was reported under more than one plan code, enter a wage line to zero out amounts for each wage plan code.
Reported incorrect wage and/or PIT withholding information on a previously filed DE 9C.

Access the previously filed DE 9C for the quarter and adjust the previously reported amounts.

Correcting wages and/or PIT information previously reported requires one entry for each employee in the Wage Information step of the wage report as follows:

Enter employee's SSN, first name, middle initial, last name, total subject wages, PIT wages, PIT withheld, and select the wage plan code.

 
Reported incorrect employee Social Security number (SSN) and/or name on a previously filed DE 9C.

Access the previously filed DE 9C for the quarter and adjust the previously reported employee information.

Correcting an SSN or name requires two entries for each employee in the Wage Information step of the wage report as follows:

  • First Entry: Enter the incorrect SSN, employee's first name, middle initial, last name, enter zero (0.00) for total subject wages, zero (0.00) for PIT wages, zero (0.00) for PIT withheld, and select the wage plan code.

  • Second Entry: Enter the correct SSN, employee's first name, middle initial, last name, total subject wages, PIT wages, PIT withheld, and select the wage.

de9NumbersTextImage.png
No SSN reported for employee(s) on a previously filed DE 9C.

Access the previously filed DE 9C for the quarter and adjust the previously reported.

Adding an SSN for an employee previously reported without an SSN requires two entries for each employee in the Wage Information step of the wage report as follows:

  • First Entry: Enter all zeros (000-00-0000) for SSN, employee's first name, middle initial, last name, enter zero (0) for total subject wages, zero (0) for PIT wages, zero (0) for PIT withheld, and select the wage plan code.

  • Second Entry: Enter the SSN, employee's first name, middle initial, last name, total subject wages, PIT wages, PIT withheld, and select the wage plan code.

de9NumbersTextImage.png
Incorrect wage plan code(s) reported on the previously filed DE 9C. Refer to the Information Sheet: Reporting Wage Plan Codes on Quarterly Wage Reports and Adjustments (DE 231WPC) (PDF) for information on wage plan codes and which wage plan code corrections do not need to be reported.

Ingrese a e-Services for Business (solamente en inglés) y seleccione la cuenta del Impuesto al empleo apropiada:

  1. Seleccione Manage Periods and Returns.
  2. Seleccione el periodo a presentar (filing period) para el trimestre en el que la información se reportó incorrectamente.
  3. Seleccione File or Adjust a Return or Wage Report.
  4. Seleccione View or Adjust Return debajo de la columna Action a un lado de Tax Return.
  5. Seleccione Adjust Return.
  6. Si es necesario, actualice su respuesta a la pregunta, ¿Tiene información de nómina para reportar? (Do you have payroll to report) seleccionando Yes para sí o No.
    • Si su respuesta es Yes, seleccione Next y luego ingrese la información correcta de los siguientes campos:
      • Total Subject Wages Paid this Quarter (total de salarios sujetos a impuestos pagados este trimestre)
      • UI Wages (salarios UI)
      • SDI Wages (salarios SDI)
      • SDI Tax Withheld (impuesto del SDI retenido)
      • Personal Income Tax Withheld (impuesto sobre el ingreso personal retenido)
      • Contributions and Withholdings Paid for the Quarter (contribuciones y retenciones pagados este trimestre)
      • Seleccione Next.
    • Si contestó No, seleccione Next.
  7. Ingrese la razón del ajuste (Reason for Adjustment) y luego seleccione Next.
    • Si no se solicitaron ajustes de crédito (disminución) del SDI y/o PIT, vaya al paso 9.
    • Si solicitó un ajuste de crédito (disminución) al SDI y/o el PIT, revise y responda las preguntas relacionadas a los sobrepagos del SDI y el PIT en la pantalla Additional Information y luego seleccione Next.
  8. Complete la información en la sección Declaration y luego seleccione Submit.
  9. Seleccione OK para presentar la petición.
  10. Revise la información en la pantalla Confirmation, luego seleccione OK
  11. Si hay un adeudo, seleccione Make a Payment en la pantalla Confirmation o periodo.
  12. Seleccione Make a Payment by Period o Credit Card para pagar la cantidad de impuesto adicional más la multa y los intereses. La multa es el 15% de la parte que corresponde al pago tardío (la multa es del 10% para periodos previos al tercer trimestre del 2014).

Los ajustes a las declaraciones de impuestos se pueden guardar y completar después seleccionando Save Draft. Para ingresar a una declaración o reporte guardado vaya a Action Center.

Ingrese a e-Services for Business y seleccione la cuenta del Impuesto al empleo apropiada:

  1. Seleccione Manage Periods and Returns.
  2. Seleccione el periodo a presentar (filing period) para el trimestre en el que la información se reportó incorrectamente.
  3. Seleccione File or Adjust a Return or Wage Report.
  4. Seleccione View or Adjust Return debajo de la columna Action a un lado de Tax Return.
  5. Seleccione Adjust Return.
  6. Si es necesario, actualice su respuesta a la pregunta, ¿Tiene información de nómina para reportar? (Do you have payroll to report) seleccionando Yes para sí o No.
    • Si contestó Yes, seleccione Next y luego vaya al paso 7.
    • Si contestó No pero reportó salarios previamente, seleccione Clear All Fields y seleccione Confirm en el cuadro de confirmación, luego seleccione OK. Seleccione Next y luego vaya al paso 10.
  7. Seleccione Yes o No para indicar si le gustaría importar un archivo csv.
    • Si contestó Yes, seleccione Upload CSV File para importar un archivo. Seleccione Next cuando se haya descargado exitosamente el archivo y verifique que los detalles de los salarios se hayan ingresados correctamente. Seleccione Next cuando se hayan verificado todas las entradas de las líneas de salarios.
    • Si contestó No, seleccione Next y reporte solo las líneas de salarios que se están corrigiendo en la tabla de detalles de salarios. Seleccione Next cuando se hayan ingresado todas las líneas de salarios. Consulte las instrucciones csv en e-Services for Business para obtener información sobre cómo crear el archivo CSV.
  1. Ingrese el número corregido de empleados (Number of Employees) para el primer, segundo y tercer mes del trimestre, si corresponde.
  2. Complete los totales de los salarios modificados (Amended Wage Totals). Reporte los totales generales corregidos para todos los empleados, no solo los empleados modificados.
  3. Ingrese el motivo del ajuste (Reason for Adjustment), luego seleccione Next.
  4. Complete la declaración (Declaration), luego seleccione Submit.
  5. Seleccione OK para presentar la petición.
  6. Revise la información en la pantalla Confirmation, luego seleccione OK.

Los ajustes a las declaraciones de impuestos se pueden guardar y completar después seleccionando Save Draft. Para ingresar a una declaración o reporte guardado vaya a Action Center.

Presentación de ajustes en formularios impresos para ajustes

Si presenta un ajuste a un DE 9 o DE 9C previamente presentados de manera impresa, complete el formulario Quarterly Contribution and Wage Adjustment Form (DE 9ADJ) (solamente en inglés). La siguiente tabla contiene las instrucciones para completar el DE 9ADJ impreso. Para información adicional, consulte las instrucciones en el formulario Completing the Quarterly Contribution and Wage Adjustment Form (DE 9ADJ-I) (PDF) (solamente en inglés). Si tiene preguntas, comuníquese con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.

Tipo de ajuste Cómo hacer un ajuste
Reportó información incorrecta de UI, ETT, SDI y/o PIT en el DE 9.
  • Complete las secciones I, II, III, y V del DE 9ADJ. Si presentó incorrectamente el DE 9C para el trimestre, también complete la sección IV (partes A y C) del DE 9ADJ. Si pagó de más, solicite el sobre pago en el campo Total Taxes Due or Overpaid de su DE 9ADJ.
  • Si debe impuestos, envíe un pago con el DE 9ADJ por la cantidad adeudada más la multa y los intereses. La multa es del 15% de la porción del pago tardío (la multa es del 10% para periodos previos al tercer trimestre del 2014).
No reportó un empleado(s) en el DE 9 y DE 9C que presentó anteriormente.
  • Complete las secciones I, II, III, IV (partes A y C), y V del DE 9ADJ.
  • Si debe impuestos, envíe un pago con el DE 9ADJ por la cantidad adeudada más la multa y los intereses. La multa es del 15% de la porción del pago tardío (la multa es del 10% para periodos previos al tercer trimestre del 2014).
Empleado(s) reportado(s) por error en el DE 9 y el DE 9C que presentó anteriormente.
  • Complete las secciones I, II, III, IV (partes A y C), y V del DE 9ADJ. Si pagó de más, solicite el pago que hizo de más en el campo Total Taxes Due or Overpaid de su DE 9ADJ.
Reportó incorrectamente la información de los salarios y/o el PIT retenido en el formulario DE 9C que presentó anteriormente.
  • Complete las secciones I, II, IV (partes A y C), y V del DE 9ADJ. Consulte las páginas 3 a 5 del DE 9ADJ-I para obtener instrucciones detalladas y ejemplos de ajustes de línea salarial. Si presentó incorrectamente el DE 9 en el trimestre, también complete la sección III del DE 9ADJ.
  • Si debe impuestos, envíe un pago con el DE 9ADJ por la cantidad adeudada más la multa y los intereses. La multa es del 15% de la porción del pago tardío (la multa es del 10% para periodos previos al tercer trimestre del 2014).
Reportó el número de Seguro Social (SSN) incorrecto y/o el nombre en el DE 9C que presentó anteriormente.
  • Complete las secciones I, II, IV (partes A y C), y V del DE 9ADJ. Consulte las páginas 3 a 5 del DE 9ADJ-I para obtener instrucciones detalladas y ejemplos de ajustes de línea salarial.
No se reportó el SSN del empleado(s) en el DE 9C que se presentó anteriormente.
  • Complete las secciones I, II, IV (partes A y C), y V del DE 9ADJ. Consulte las páginas de la 3 a la 5 del DE 9ADJ-I para obtener instrucciones detalladas y ejemplos de ajustes de línea salarial.
Se reportó el código(s) del plan salarial incorrecto en el DE 9C.
  • Complete las secciones I, II, IV (partes A y B, o partes A y C), y V. Si debe corregir los códigos de los planes salariales de todos los empleados, complete la parte A y B en la sección IV. Si debe corregir los códigos para empleados individuales, complete la parte A y C en la sección IV (de la C1 a la C6 y C9) para cada empleado afectado.
  • Consulte la hoja de información: Reporte de los códigos de planes salariales en los reportes y ajustes trimestrales de salarios (DE 231WPC/S) (PDF) para información sobre los códigos de planes salariales y qué correcciones de códigos de planes salariales no necesitan reportarse.

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Si tiene preguntas, comuníquese con las oficinas de impuestos sobre la nómina. También puede comunicarse con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 o visitar la Oficina de Impuestos sobre el Empleo local.

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