Preguntas frecuentes – Impuestos sobre la nómina en la industria del cannabis

Cualquier negocio con empleados debe pagar impuestos sobre la nómina. Esto incluye:

• Organizaciones sin fines de lucro
• Organizaciones con fines de lucro
• Organizaciones médicas
• Negocios recreativos
• Negocios con y sin licencia del Departamento de Control de Cannabis (sitio solamente en inglés)

Un trabajador individual se considera un empleado cuando un empleador lo contrata para hacer un servicio. El trabajador es un empleado por estatuto (empleado estatutario), o la entidad contratante no muestra que se cumplan todas las siguientes condiciones (criterio ABC):

1. El individuo es libre del control y dirección de la entidad contratante en relación con el desempeño del trabajo, tanto en el contrato para el desempeño del trabajo como en la práctica.
2. El individuo realiza un trabajo que está fuera del curso habitual de los negocios de la entidad contratante.
3. El individuo se dedica habitualmente a un comercio, ocupación o negocio establecido independientemente de la misma naturaleza de la del trabajo realizado.

Para más información:

• Condición de empleo
• ¿Empleado o contratista independiente? Conceptos erróneos en su clasificación (DE 573M/S) (PDF)
• Hoja de información: Empleo (DE 231/S) (PDF)

En general, un negocio queda sujeto a los impuestos estatales sobre la nómina cuando paga salarios de más de $100 en un trimestre calendario a uno o más empleados. Cuando el negocio pasa a estar sujeto al pago de impuestos, el empleador debe registrarse con el EDD en un plazo de 15 días.

Para más información, visite ¿Debo registrarme como empleador?

Para más información acerca de salarios, salarios sujetos a impuestos y salarios sujetos al Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT), consulte los siguientes recursos:

• ¿Qué son los salarios?
• Hoja de información: Salarios/Sueldos (DE 231A/S) (PDF)
• Hoja de Información: Salarios Reportados para Fines del Pago de Impuestos de Ingresos Personales en el documento “Quarterly Contribution Return and Report of Wages” (Continuation) (DE 9C) (DE 231PIT/S) (PDF)

Todos los salarios sujetos a impuestos se deben reportar al EDD. Esto incluye todos los salarios, ya sean pagados por cheque de nómina, cheque personal, en efectivo, débito electrónico, pagos no monetarios (como comidas o alojamiento) y propinas, las cuales se consideran una remuneración por el servicio personal de un empleado.

Usted debe declarar los siguientes tipos de salarios, los cuales pueden incluir:

• Pagos por trabajo realizado
• Pago retroactivo
• Pago de bonos
• Valor en efectivo de salarios en especie
• Comisión
• Pago por día festivo
• Pago por mantenerse disponible para trabajar
• Comidas y alojamiento
• Pago por falta de preaviso (in-lieu-of-notice pay)
• Pago de trabajo por pieza
• Pago residual
• Indemnización por despido
• Propinas
• Pago de vacaciones

Para más información acerca de otros tipos de salarios, consulte la Hoja de Información: Empleo (DE 231A/S) (PDF) y la Hoja de Información: Tipos de pagos (DE 231TP) (PDF) (disponible solo en inglés).

Normalmente, un empleador comercial reporta sus impuestos sobre la nómina en un: 

• Formulario titulado en inglés Quarterly Contribution Return and Report of Wages (DE 9) 
• Formulario titulado en inglés Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C)

Para obtener más información, visite Presentación de documentación requerida y fechas de vencimiento.

California aprobó la Ley AB 1245, que requiere que todos los empleadores presenten al EDD, de manera electrónica, sus declaraciones del impuesto al empleo, reportes de salarios y depósitos de los impuestos sobre la nómina. Para más información, visite Mandato de e-file and e-pay para empleadores.

Usted tiene la obligación de pagar los impuestos sobre la nómina, incluso si su negocio no puede abrir una cuenta corriente empresarial. Comuníquese con la Oficina del Impuesto al Empleo más cercana para hacer los arreglos de pago necesarios con un representante del EDD o utilice una tarjeta de crédito para pagar electrónicamente sus depósitos de impuestos sobre la nómina Payroll Tax Deposit (formulario DE 88, disponible solo en inglés).

Debe presentar su declaración de impuestos sobre la nómina de California al menos una vez cada tres meses, o a veces antes, dependiendo de la cantidad total de retención del Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT) de su depósito. Obtenga más información acerca de sus responsabilidades de presentación de documentos en la página Presentación de documentación requerida y fechas de vencimiento.

Los registros que debe mantener incluyen, pero no se limitan a:

• Fichas de horario
• Registros de pago o registros de nómina de pago (cheque de nómina, cheque personal, efectivo, cannabis, comidas y propinas)
• Otra información necesaria para determinar los pagos emitidos a los empleados

Los empleadores deben mantener registros de nómina por un mínimo de cuatro años.

Si usted no se considera un empleador sujeto al pago de impuestos, debe mantener los registros durante por lo menos ocho años después del periodo cubierto en dichos registros.

Los registros deben incluir la siguiente información para cada trabajador:

• Nombre completo (primer nombre, inicial del segundo nombre y apellido)
• Número de Seguro Social
• Fecha de contratación, recontratación o regreso al trabajo después de un despido temporal
• Última fecha en la que se prestaron servicios
• Lugar de trabajo
• Montos pagados:
  • Fechas y cantidades de pago
  • Periodo de pago cubierto
• Efectivo o valor en efectivo de salarios en especie (como productos, comidas, alojamiento, bonos, regalos y premios) que muestre por qué se realizó el pago, el periodo en que se realizaron los servicios y el tipo de pago especial realizado
• Las cantidades retenidas de los salarios de los empleados
• Registros de desembolso que muestren los pagos a los trabajadores
• Otra información necesaria para determinar los pagos a los trabajadores

Para obtener más información, consulte el documento California Employer’s Guide (DE 44) (PDF) (solamente en inglés).

El programa del SDI incluye tanto el Seguro de Incapacidad (DI, por sus siglas en inglés) como el Permiso Familiar Pagado (PFL, por sus siglas en inglés). Este programa proporciona beneficios a corto plazo de DI y PFL que reemplazan una parte de los salarios de los trabajadores de California que son elegibles y que necesitan tiempo de descanso debido a una enfermedad no relacionada con el trabajo, lesión, embarazo, parto o permiso familiar calificado. Para información general sobre el programa del SDI, visite Seguro de Incapacidad y Permiso Familiar Pagado.

Solamente en inglés:

• Departamento de Control de Cannabis
  Información sobre licencias para vendedores minoristas, distribuidores, laboratorios de análisis, micronegocios y eventos temporales de cannabis
• Departamento de Relaciones Industriales de California y Departamento del Trabajo de los EE. UU.
  Mantenimiento de registros, requisitos del salario mínimo, requisitos de salarios por horas extra y requisitos de seguridad del trabajador
• Servicio de Impuestos Internos
  Requisitos de declaración de impuestos sobre la nómina (incluida la obtención de un número de identificación federal del empleador y requisitos de declaración federal de impuestos).
• Franchise Tax Board
  Requisitos de declaración del impuesto estatal sobre el ingreso
• Departamento de Administración Tributaria de California (CDTFA)
  Requisitos del impuesto sobre la venta y el consumo
• Gobiernos de las ciudades y condados