Preguntas frecuentes acerca de la declaración de contratistas independientes de California

La información que usted proporciona se usa para ayudar a las agencias estatales y del condado a ubicar padres morosos en sus obligaciones de otorgar pensión alimenticia para sus obligaciones de pagar la manutención de hijos.

Cualquier negocio o entidad gubernamental que deba presentar un Formulario Federal 1099-MISC por los servicios realizados por un contratista independiente tiene la obligación de presentar una declaración.

El destinatario de servicios es cualquier negocio o entidad gubernamental que deba presentar un Formulario Federal 1099-MISC por los servicios realizados por un contratista independiente.

El destinatario de servicios puede ser cualquier individuo, persona, corporación, asociación o sociedad, o agente que haga negocios en California, que recibe ingresos comerciales o de negocios de fuentes dentro de este estado, o en cualquier curso comercial o negocio sujeto a las leyes de California.

El destinatario de servicios también puede ser el estado de California o cualquier subdivisión política, incluidos los regentes de la Universidad de California, cualquier ciudad chárter, o cualquier organismo político que no sea una subdivisión o agencia del estado, y cualquier persona, empleado, departamento o agente.

Un proveedor de servicios se define como un contratista independiente. Un contratista independiente es cualquier individuo que no es un empleado del destinatario de servicios y recibe remuneración por el trabajo realizado en California o ejecuta un contrato de servicios realizados en o fuera de California.

Se le pedirá la siguiente información en relación con usted, el destinatario de servicios:

• Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN)
• Número de Cuenta del Impuesto sobre la Nómina del Empleador de California (si aplica)
• Nombre, dirección y número de teléfono del negocio o entidad gubernamental
• Número de Seguro Social (SSN) (si no tiene un FEIN o un Número de Cuenta del Impuesto sobre la Nómina del Empleador)

Como proveedor de servicios (contratista independiente), debe proporcionar la siguiente información:

• Primer nombre, inicial del segundo nombre y apellido
• Número de Seguro Social
• Dirección
• Fecha de inicio del contrato (si no hay un contrato, la fecha de pagos equivalentes a $600 o más)
• Cantidad completa y precisa del contrato (por ejemplo: $4,816.32)
• Fecha de vencimiento del contrato (si aplica)
• Términos vigentes del contrato

Debe declarar información al EDD en un plazo de 20 días desde:

• La realización de pagos que sumen un total de $600 o más a un contratista independiente en cualquier año calendario; o
• La celebración de un contrato por $600 o más con un contratista independiente en cualquier año calendario, lo que ocurra antes.

Debe declarar cada contratista independiente una vez al año.

Como destinatario de servicios, usted puede declarar información:

Por internet con e-Services for Business

• Documento Report of Independent Contractor(s) (DE 542).
  • Para obtener información acerca de cómo declarar información de contratistas independientes por internet, consulte la sección Preguntas frecuentes acerca de e-Services for Business o el documento Electronic Filing Guide for the Independent Contractor Reporting Program (DE 542M) (PDF) (solamente en inglés).

Por correo postal

• Presente una declaración impresa de contratistas independientes por correo postal o fax. Puede completar el DE 542 o crear su propio formulario con toda la información requerida. Puede obtener el DE 542:

• • Descargando un DE 542 para completar.
  • Solicitando que se le envíe el formulario por correo postal a través de la página Formularios y publicaciones por internet.
  • Llamando al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.
  • Visitando la Oficina del Impuesto al Empleo más cercana a usted.

Envíe su DE 542 impreso a:

Employment Development Department
PO BOX 997350 MIC 96
Sacramento, CA 95899-7350

Por fax

Puede imprimir y enviar por fax un formulario alternativo usando estas especificaciones de impresión.

Envíe por fax su DE 542 impreso al: 1-916-319-4410.

Si no puede determinar cuándo los pagos totales realizados serán igual a o superarán los $600, puede estimar la cantidad de dólares del contrato. Debe marcar la casilla Ongoing del formulario Report of Independent Contractor(s) (DE 542). Si no hay una cantidad establecida del contrato, puede declarar cuándo los pagos totales en un año calendario equivalen o superan los $600 y marcar la casilla Ongoing.

Sí. Si la cantidad del contrato o la cantidad pagada incluye el costo de partes o materiales, ese costo debe incluirse para determinar si el proveedor de servicios ha recibido pagos de $600 o más.

Se aplica una multa de $24 por cada declaración que se presente tarde, salvo que esto se deba a una causa justificada.

Nota: Si hubo un acuerdo intencional entre el destinatario y el proveedor de los servicios de no brindar la información requerida o de brindar una declaración falsa o incompleta, se podría cobrar una multa de $490.

Según las leyes de California, los destinatarios de servicios deben declarar información de los proveedores de servicios. Debe presentar una declaración de los contratistas independientes cuyos servicios se realicen para cualquiera de sus operaciones comerciales con sede en California o para negocios hechos dentro del estado.

Ejemplo 1

Si su negocio tiene sede en California y su oficina de California contrata a un contratista independiente que vive y trabaja fuera del estado. Debe declarar este contratista al EDD ya que presta servicios para su operación comercial en California.

Ejemplo 2

Su negocio tiene sede en otro estado y tiene una sucursal en California que usa contratistas independientes. Estos contratistas independientes contratados a través de la sucursal de California se deben declarar.

Ejemplo 3

Su negocio tiene sede en otro estado y no tiene ninguna sucursal en California. Su negocio está registrado con una agencia del estado de California para tener agentes de ventas independientes (contratistas independientes) que vendan sus productos en California. Debe declarar estos agentes de ventas independientes al EDD, ya que realizan servicios para una operación comercial que genera ingresos en California y están sujetos a algunas de las leyes de California.

Sí. Según el Departamento de Salud Servicios Humanos  de los EE. UU., los siguientes estados requieren algún tipo de declaración de contratistas independientes:

• Connecticut
• Iowa
• Maine
• Massachusetts
• Minnesota
• New Hampshire
• New Jersey
• Ohio
• El territorio de Guam 

No. No hay acuerdos compartidos entre los estados para este fin.

No. Solamente se deben declarar proveedores de servicios que sean individuos que trabajen como contratistas independientes y sean propietarios únicos.

Por ley, debe obtener la siguiente información de sus proveedores de servicios que sean propietarios únicos:

• Nombre
• Apellido
• Número de Seguro Social

Asegúrese de que sus proveedores de servicios completen el Formulario W-9 actual.

No. El requisito de declaración aplica cuando usted contrata a un proveedor de servicios y este recibe $600 o más en un año. Para cumplir con este requisito, solamente necesita presentar una declaración una vez al año por cada proveedor de servicios.

No. Los destinatarios de servicios que no estén registrados con el EDD no tienen la obligación de registrarse y recibir un Número de Cuenta del Impuesto sobre la Nómina del Empleador de California solamente para declarar a los contratistas independientes que son proveedores de servicios. Los destinatarios de servicios no registrados completan el documento Report of Independent Contractor(s) (DE 542) con su número de Seguro Social o Número de Identificación Federal del Empleador.

Sí, un contrato puede ser escrito u oral. Siempre y cuando el contrato sea de $600 y el proveedor reciba $600 en un año, debe incluir al contratista independiente en su declaración.

Sí, debe declarar al trabajador como contratista independiente.

Si los trabajadores están contratados como empleados, sus servicios no se deben declarar como contratistas independientes. Sin embargo, el negocio o entidad gubernamental podría estar obligado a declarar los empleados en el Registro de Nuevos Empleados (bajo la sección 1088.5 del Código del Seguro de Desempleo de California) si se cumplen los requisitos de esa sección.

Cuando un destinatario de servicios contrata a trabajadores que no son empleados y tiene la obligación de proporcionarles a los trabajadores un Formulario 1099-NEC o 1099-MISC, el destinatario de servicios debe declarar a los trabajadores (proveedores de servicios) como contratistas independientes (bajo las disposiciones de la sección 1088.8 del Código del Seguro de Desempleo de California).

Sí, deben declarar a los contratistas independientes.

Consulte: Sección 1.6041-1(b), título 26 del Código de Regulaciones Federales. El término "comercio o negocio" incluye a las iglesias y organizaciones sin fines de lucro.

Consulte la información legislativa de California para encontrar el Código del Seguro de Desempleo (UIC).

Aparecerá la tabla de contenidos del UIC de California; las secciones del código están agrupadas en orden numérico en la parte derecha de la página. Baje hasta las secciones “1085-1098”, seleccione el enlace y luego baje hasta la 1088.8.